Automatické zpracování dokladů šetří miliony korun ročně

Jeden z největších prodejců léčiv, doplňků stravy nebo kosmetiky v Česku – lékárna Pilulka – obchoduje zhruba s 1 500 dodavateli zboží. Denně jim posílá stovky objednávek, měsíčně zpracuje tisíce faktur. Ruční vyřízení takového počtu dokladů zabere obrovské množství času, v Pilulce proto zavedli elektronickou výměnu dokladů

GRIT ikona hodiny6. 4. 2021 08:01
Foto: Grit Případová studie Pilulka.cz Foto: Grit

EDI, která značnou část práce automatizuje. Podle provozního ředitele Michala Hanáčka díky tomu lékárna šetří vyšší miliony korun ročně.

Ve farmaceutickém odvětví není elektronická výměna dokladů nic nového, lékárny nebo nemocnice si už roky vyměňují doklady pomocí formulářů PDK (PharmData kód). PDK podobně jako EDI slouží k elektronické výměně strukturovaných dat. Problém je, že tento systém znají pouze farmaceutické společnosti.

Pilulka prodává také kosmetiku, drogerii, doplňky stravy nebo sortiment pro maminky a děti. V těchto segmentech PDK neexistuje. Navíc spousta dodavatelů je ze zahraničí, kde PDK také neznají. Proto Pilulka zavedla EDI, které umožňuje výměnu strukturovaných dat v kterémkoliv odvětví a je rozšířené po celém světě.

„Když chci zavést nový sortiment zboží a hodlám zdvojnásobit počet dodavatelů, nemůžu zároveň s tím zdvojnásobit počet zaměstnanců, kteří řeší jen objednávky a faktury. Proto jsme šli cestou automatického zpracování dokladů, se kterou můžeme rychle růst a náklady na procesy se zvyšují jen nepatrně,“ říká Hanáček.

Případová studie

Kompletní případovou studii Konec rutinní administrativy ve společnosti Pilulka si můžete stáhnout.

EDI urychluje objednávky i příjem zboží

V Pilulce si pro EDI vybrali systém ORiON od firmy GRiT. „Prošel jsem si reference největších dodavatelů a GRiT mě zaujal nejvíce. Zpětně můžu říct, že to bylo dobré rozhodnutí,“ pochvaluje si Hanáček. Pilulka propojila ORiON EDI s ekonomickým systémem Money S5 i s vlastním podnikovým systémem a začala EDI využívat pro objednávky včetně jejich potvrzení, dodací listy i faktury.

„Když jsme EDI neměli, každou objednávku jsme posílali e-mailem a čekali na odpověď. Tehdy jsme ale dělali jednotky objednávek denně. Nedovedu si představit, jak by to bez EDI vypadalo dneska, kdy denně děláme stovky objednávek,“ tvrdí Hanáček. Dnes to vypadá tak, že Pilulka prostřednictvím EDI vystaví objednávku a dodavatelé obratem pošlou potvrzení objednávky, ve kterém uvedou, které zboží jsou schopni dodat a které nikoliv. Lékárna tak může rychle reagovat a v případě potřeby objedná zboží jinde.

EDI v Pilulce zrychlilo také příjem. „Dodavatelé nám přes EDI předem posílají elektronické dodací listy včetně nákupních cen, které se nám načtou do skladového systému. Skladníci tak při fyzickém příjmu jenom načítají čárové kódy do čtečky a tím zboží ihned zaskladňují. Když si vzpomenu, jak jsme za starých časů opisovali z dokladů nákupní ceny a ty ručně zadávali do skladového systému, polévá mě horko,“ pokračuje Hanáček.

Foto: Grit Případová studie Pilulka.cz Foto: Grit

Jednodušší práci mají i účetní

Kromě nákupčích a skladníků EDI pomáhá i účetním. Faktura, která přijde přes EDI, se automaticky porovná s objednávkou a propíše do podnikového systému. Účetní ji pak jen jedním tlačítkem schválí. To je v porovnání s běžným fungováním, kdy fakturant/ka ručně přepisuje každou položku z faktury do systému, násobně rychlejší. Jedna faktura má v průměru 18 řádků a v Pilulce jich řeší 6 000 měsíčně.

„Naší hlavní motivací pro zavedení EDI byla úspora peněz. Nechtěli jsme ztrácet čas administrativou, kterou lze automatizovat. EDI dělá automaticky spoustu rutinní práce kolem objednávek, faktur nebo příjmu zboží. Jen za poslední rok jsme díky tomu ušetřili vyšší miliony korun. Lidé se navíc mohou věnovat důležitějším činnostem, například nákupčí místo rozesílání stovek e-mailů raději řeší, jak zboží nakupovat výhodněji,“ dodává Hanáček.

Foto: Grit Případová studie Pilulka.cz Foto: Grit

Pilulka chce do EDI zapojit všechny dodavatele

V Pilulce jsou s elektronickou výměnou strukturovaných dat spokojení a chtějí do ní postupně zapojit všechny svoje dodavatele. „Zapojování dodavatelů nám usnadňuje GRiT, který je sám kontaktuje a zaučuje. Někteří dodavatelé sice na začátku nemají radost, že po nich něco chceme, ale jakmile EDI zavedou, jsou rádi. EDI totiž usnadňuje práci také jim,“ zakončuje Hanáček.

Pilulka navíc svým dodavatelům díky napojení na EDI pomáhá s cash flow. Ve spolupráci s fintech společností Roger si dodavatelé mohou nechat proplatit část faktury už tři dny po vystavení. Dostanou tak rychle peníze, které mohou obratem využít například k nákupu materiálu.

Nejnovější články

Expertní pohled
Ochranná známka: zdánlivá banalita, která se firmě vyplatí

Laicky řečeno jde o maličkosti, které tvoří duši...

Ochranná známka se dá přirovnat k zámkům nebo...

Ochranné známky mají takřka hodnotu zlata nejen pro...

Ochranné známky se totiž netýkají jen firem, ale...

Německá značka oblečení Adidas například v minulosti vedla...

Aktivity HK ČR
Firmy mohou přispět k masivnímu proočkování populace

Metodika očkování proti onemocnění covid-19 se týká zaměstnavatelů...

Aktuality
MPO přijímá žádosti do programu COVID 2021

„V programu COVID 2021 kompenzujeme 500 korun na...

Nejnovější Advertorial

Advertorial
Bílé pobřeží zamilované do světla

Z pardubického terminálu Jana Kašpara se začíná na...

Dvě města vévodí alicantské provincii, Alicante a Benidorm....

Benidorm má sice nálepku města plného hotelových mrakodrapů,...

Jižně od Alicante se nachází městečko El Campello,...

Trochu stranou směrem do vnitrozemí leží mezi vinicemi...

Advertorial
Kanárské ostrovy – golf po celý rok

Únor a březen jsou na Kanárských ostrovech měsíce...

Anfi Tauro Golf je velmi inovativní golfové hřiště...

Další unikátní hřiště na Gran Canaria se nachází...

Golf del Sur na Tenerife  je golfové hřiště,...

Abama Golf & Spa Resort se nachází na...