Pátek 21. června 2024
ikona hodiny6. 4. 2021 08:01

Automatické zpracování dokladů šetří miliony korun ročně

Jeden z největších prodejců léčiv, doplňků stravy nebo kosmetiky v Česku – lékárna Pilulka – obchoduje zhruba s 1 500 dodavateli zboží. Denně jim posílá stovky objednávek, měsíčně zpracuje tisíce faktur. Ruční vyřízení takového počtu dokladů zabere obrovské množství času, v Pilulce proto zavedli elektronickou výměnu dokladů

GRIT autor

Foto: Grit Případová studie Pilulka.cz Foto: Grit

EDI, která značnou část práce automatizuje. Podle provozního ředitele Michala Hanáčka díky tomu lékárna šetří vyšší miliony korun ročně.

Ve farmaceutickém odvětví není elektronická výměna dokladů nic nového, lékárny nebo nemocnice si už roky vyměňují doklady pomocí formulářů PDK (PharmData kód). PDK podobně jako EDI slouží k elektronické výměně strukturovaných dat. Problém je, že tento systém znají pouze farmaceutické společnosti.

Pilulka prodává také kosmetiku, drogerii, doplňky stravy nebo sortiment pro maminky a děti. V těchto segmentech PDK neexistuje. Navíc spousta dodavatelů je ze zahraničí, kde PDK také neznají. Proto Pilulka zavedla EDI, které umožňuje výměnu strukturovaných dat v kterémkoliv odvětví a je rozšířené po celém světě.

„Když chci zavést nový sortiment zboží a hodlám zdvojnásobit počet dodavatelů, nemůžu zároveň s tím zdvojnásobit počet zaměstnanců, kteří řeší jen objednávky a faktury. Proto jsme šli cestou automatického zpracování dokladů, se kterou můžeme rychle růst a náklady na procesy se zvyšují jen nepatrně,“ říká Hanáček.

Případová studie

Kompletní případovou studii Konec rutinní administrativy ve společnosti Pilulka si můžete stáhnout.

EDI urychluje objednávky i příjem zboží

V Pilulce si pro EDI vybrali systém ORiON od firmy GRiT. „Prošel jsem si reference největších dodavatelů a GRiT mě zaujal nejvíce. Zpětně můžu říct, že to bylo dobré rozhodnutí,“ pochvaluje si Hanáček. Pilulka propojila ORiON EDI s ekonomickým systémem Money S5 i s vlastním podnikovým systémem a začala EDI využívat pro objednávky včetně jejich potvrzení, dodací listy i faktury.

„Když jsme EDI neměli, každou objednávku jsme posílali e-mailem a čekali na odpověď. Tehdy jsme ale dělali jednotky objednávek denně. Nedovedu si představit, jak by to bez EDI vypadalo dneska, kdy denně děláme stovky objednávek,“ tvrdí Hanáček. Dnes to vypadá tak, že Pilulka prostřednictvím EDI vystaví objednávku a dodavatelé obratem pošlou potvrzení objednávky, ve kterém uvedou, které zboží jsou schopni dodat a které nikoliv. Lékárna tak může rychle reagovat a v případě potřeby objedná zboží jinde.

EDI v Pilulce zrychlilo také příjem. „Dodavatelé nám přes EDI předem posílají elektronické dodací listy včetně nákupních cen, které se nám načtou do skladového systému. Skladníci tak při fyzickém příjmu jenom načítají čárové kódy do čtečky a tím zboží ihned zaskladňují. Když si vzpomenu, jak jsme za starých časů opisovali z dokladů nákupní ceny a ty ručně zadávali do skladového systému, polévá mě horko,“ pokračuje Hanáček.

Foto: Grit Případová studie Pilulka.cz Foto: Grit

Jednodušší práci mají i účetní

Kromě nákupčích a skladníků EDI pomáhá i účetním. Faktura, která přijde přes EDI, se automaticky porovná s objednávkou a propíše do podnikového systému. Účetní ji pak jen jedním tlačítkem schválí. To je v porovnání s běžným fungováním, kdy fakturant/ka ručně přepisuje každou položku z faktury do systému, násobně rychlejší. Jedna faktura má v průměru 18 řádků a v Pilulce jich řeší 6 000 měsíčně.

„Naší hlavní motivací pro zavedení EDI byla úspora peněz. Nechtěli jsme ztrácet čas administrativou, kterou lze automatizovat. EDI dělá automaticky spoustu rutinní práce kolem objednávek, faktur nebo příjmu zboží. Jen za poslední rok jsme díky tomu ušetřili vyšší miliony korun. Lidé se navíc mohou věnovat důležitějším činnostem, například nákupčí místo rozesílání stovek e-mailů raději řeší, jak zboží nakupovat výhodněji,“ dodává Hanáček.

Foto: Grit Případová studie Pilulka.cz Foto: Grit

Pilulka chce do EDI zapojit všechny dodavatele

V Pilulce jsou s elektronickou výměnou strukturovaných dat spokojení a chtějí do ní postupně zapojit všechny svoje dodavatele. „Zapojování dodavatelů nám usnadňuje GRiT, který je sám kontaktuje a zaučuje. Někteří dodavatelé sice na začátku nemají radost, že po nich něco chceme, ale jakmile EDI zavedou, jsou rádi. EDI totiž usnadňuje práci také jim,“ zakončuje Hanáček.

Pilulka navíc svým dodavatelům díky napojení na EDI pomáhá s cash flow. Ve spolupráci s fintech společností Roger si dodavatelé mohou nechat proplatit část faktury už tři dny po vystavení. Dostanou tak rychle peníze, které mohou obratem využít například k nákupu materiálu.

Nejnovější články

Cestovní ruch
Pražské zastupitelstvo schválilo novou strategii cestovní ruchu

Součástí strategie na roky 2024–2027 jsou i konkrétní...

Vyhodnocení Koncepce příjezdového cestovního ruchu Zájmy Prahy na...

Pohled z praxe
Digitalizace HR: Trend, který mění svět podnikání

Firmy se primárně zaměřují na digitalizaci výroby a...

„Pokud personální oddělení stále využívá převážně papírové dokumenty,...

Nové technologie se v HR aktuálně využívají v rámci...

Analýzy
Stavby se prodražují kvůli neočekávaným nákladům

Z průzkumu společnosti CEEC Research vyplývá, že 26...

Klíčovou roli v regulaci stavebního procesu, a tedy...

Dobré i špatné zkušenosti s řešením neočekávaných nákladů u...

Údaje vycházejí z Kvartální analýzy českého stavebnictví Q2/2024 zpracované...

Nejnovější Advertorial

Advertorial
Panevropská univerzita potvrzuje svou kvalitu

„Jsme nesmírně hrdí na udělení institucionální akreditace, jež...

Panevropská univerzita je první univerzitou vzniklou po novele...

Cestovní ruch
Firemní cestování s Leo Express: Efektivní a pohodlná volba

Mladý a dynamicky se rozvíjející dopravce Leo Express...

Věrnostní program určený pro podnikatelské subjekty umožňující nákup...

Chcete svým zaměstnancům nabídnout benefit pro jejich soukromé...

Nabídka korporátního cestování od Leo Express má řadu...

Business Class Potřebujete v klidu pracovat a chcete...

Cestovní ruch
Slovanský dům: Elegán s dobrou karmou

Na toho, kdo se ocitne uvnitř, dýchne okázalý...

Nad různými architektonickými úpravami paláce nakonec převážila ta...

Slovanský dům spojuje historii a současnost v jedinečný...

Management Slovanského domu má ambice, aby tenhle palác...

Současný Slovanský dům je v první řadě multifunkční...