Tiká ve vaší firmě časovaná bomba?

Pro mnoho menších podnikatelů může být slovo compliance synonymem zbytečné byrokracie. Ve velkých korporacích mohou lidé, kteří dělají „reálný business“, vnímat přemíru interních procedur, pro velké korporace tolik pověstnou, jako něco, co je brzdí v jejich práci.

Ať už je Váš názor na compliance jakýkoli a v organizační struktuře společnosti stojíte na kterékoli straně „barikády“, je třeba si uvědomit, že zavedení funkčního compliance programu je nezbytné ke snížení následujících rizik, kterým čelí každá společnost.

Dne 1. ledna 2012 vstoupil v účinnost zákon č. 418/2011 Sb., o trestní odpovědnosti právnických osob a řízení proti nim, který umožňuje postihovat za trestné činy společnosti jako takové, nejen konkrétní fyzické osoby v ní působící. Pokud tedy dojde na „lámání chleba“, společnost musí být schopná během soudního procesu prokázat, že má s ohledem na svou velikost nastaven účinný a fungující compliance program, a že provinění, ze kterého je obviněna, je tudíž selháním jednotlivce, a ne společnosti a jejího kontrolního systému.

Porozumění procesům a kontrolám implementovaným uvnitř společnosti patří k povinným procedurám, které my auditoři děláme ve stádiu plánování auditu a občas od svých klientů slyším: „my jsme malá, takřka rodinná firma, my si tady všichni věříme a podobně“. Je bezesporu záviděníhodné, pokud majitel nebo top management firmy mohou upřímně tato slova o své firmě říct.

Je třeba si ovšem uvědomit, že právě takové prostředí může být náchylné ke vzniku podvodu, zpronevěry, krádeže či jiného činu, který v tom lepším případě bude představovat jen interní problém, tedy škodu pro danou společnost. V horším případě společnost tímto činem poškodí třetí subjekt a tím pádem může dojít jednak ke ztrátě obchodního partnera, případně i k soudnímu sporu nebo také k riziku poškození dobrého jména společnosti, budovaného řadu let. A znovuobnovení poškozené reputace pak může společnosti trvat hodně dlouho. Přitom k podvodu uvnitř společnosti nemusí dojít jen záměrným chováním ze strany zaměstnance, ale i nedbalostí pramenící z neinformovanosti nebo právě neexistujícího kontrolního mechanismu.

Do značné míry nahrává vzniku možného podvodu ve společnosti i současná ekonomická situace. I ten sebedůvěryhodnější a sebeloajálnější zaměstnanec se může v době pandemie dostat do tak složité rodinné nebo finanční situace, že pro něj bude jediným východiskem zpronevěra finančních prostředků nebo krádež dobře prodejných zásob.

Řada společností se také zbytečně vystavuje riziku postihu ze strany státních orgánů kvůli nezveřejňování povinných informací. §66 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob stanoví výčet dokumentů, které by měly společnosti zveřejňovat ve Sbírce listin. Mezi základní informace, které by měly být zveřejňovány, patří účetní závěrky, konsolidované účetní závěrky a výroční zprávy společností. Letmý pohled do Sbírky listin ovšem ukazuje, že ne každá společnost si s povinností zveřejňování účetních závěrek dělá těžkou hlavu, a to i přesto, že dle §37 zákona o účetnictví je nezveřejnění závěrek přestupkem, za který hrozí pokuta až do výše 3 % celkové hodnoty aktiv společnosti. Pravda, za svou dvacetiletou praxi jsem se ještě nesetkala s případem, že by tak vysoká pokuta byla někomu udělena, každopádně tady ještě máme výše zmíněný zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, na základě kterého má rejstříkový soud možnost vyzvat společnost k doplnění nezveřejněných dokumentů a v případě neuposlechnutí ji uložit pokutu do výše 100 tis. Kč. A právě s výzvami rejstříkového soudu jsem se u svých klientů v minulosti již setkala. Nezapomínejte, že Sbírka listin je na webových stránkách www.justice.cz dostupná všem, takže podnět rejstříkovému soudu může poslat kdokoli, například konkurenční firma nebo nespokojený obchodní partner.

Od 1.1.2021 navíc nabývá účinnosti novela zákona o veřejných rejstřících, která zpřísňuje sankce za nezveřejnění účetní závěrky ve Sbírce listin. Při nepředložení účetní závěrky za nejméně dvě po sobě jdoucí účetní období a neuposlechnutí výzvy soudu k nápravě ve lhůtě 1 měsíce může dojít k zahájení řízení o zrušení korporace.

V neposlední řadě mohou nedostatečné kontrolní mechanismy ve společnosti vést k uzavření nevýhodných smluv ať už s dodavateli nebo odběrateli. Pokud bude například obchodní oddělení finančně motivováno k získávání nových zakázek a hodnoceno dle tržeb, ale zároveň nebude hodnoceno na základě stavu pohledávek po splatnosti, může dojít k situaci, že společnost bude uzavírat smlouvy s nebonitními zákazníky. Ti budou odebírat zboží, společnost bude účetně generovat tržby, ze kterých bude odvádět DPH, obchodníci dostanou bonusy, a přitom společnost bude mít spoustu nedobytných pohledávek a mít problémy s cash flow. Na straně dodavatelské se může společnost bez řádné revize smluv dostat do situace, že uzavře na první pohled velmi výhodnou smlouvu, ale v momentě, kdy dojde ke změně ekonomické situace, společnost zjistí, že se zavázala k určitému minimálnímu objemu, případně že vypovězení smlouvy je pro společnost značně finančně nevýhodná.

Na závěr bych se ještě v souvislosti s nutností compliance programu ve společnosti chtěla zmínit o posílení odpovědnosti statutárních orgánů společnosti po novelizaci zákona o obchodních korporacích účinné od 1. ledna 2021, která nabývá ještě většího významu právě v současné pandemické době. Tato novela posiluje odpovědnost statutárních orgánů v případě insolvence firmy. Kromě postihu vydání prospěchu ze smlouvy o výkonu funkce (finančního i nefinančního), za období až 2 let zpětně před zahájením insolvenčního řízení, přináší novela hrozbu dalšího postihu, a to dorovnání rozdílu mezi majetkem společnosti a dluhy v konkurzu. Členové statutárních orgánů by tak měli být při svých rozhodnutích ve společnostech mnohem více obezřetní.

Nutno poznamenat, že §69, odst. 2 zákona o obchodních korporacích říká, že se tato nová hrozba nevztahuje jen na současné statutární orgány společnosti, ale rovněž na bývalé členy statutárních orgánů, na osobu v obdobném postavení člena statutárního orgánu a na každou další osobu, která se fakticky v takovém postavení nachází, přestože není členem orgánu, tj. např. generální ředitel nebo finanční ředitel.

Máte pokryta veškerá rizika, která jsem zmínila? Pokud v některých oblastech cítíte slabiny, je načase s tím něco začít dělat.