Kdo má data, má výhodu!

Jak ukázal nedávný globální průzkum společnosti ManpowerGroup Nedostatek talentů, je pro mnoho zaměstnavatelů stále náročnější obsadit svá volná pracovní místa a v České republice je nedostatek talentů na rekordní úrovni. Společnosti, které se zajímají o zpětnou vazbu od zaměstnanců a dokážou s ní efektivně pracovat, mají v dnešním světě práce obrovskou konkurenční výhodu. Ta se projevuje nejen v podobě nižší fluktuace, nižších investic do náboru, lepší organizace práce, ale díky vyšší motivaci a výkonu zaměstnanců i do lepších obchodních výsledků.

Potřebuje-li zaměstnavatel zjistit názory zaměstnanců, průzkum je ideální metodou. Umožní v relativně rychlém čase získat jejich názory ve všech oblastech, které zaměstnavatelé potřebují zmapovat.

„Průzkum nám může pomoci zjistit celkovou spokojenost, tedy to, jak si jako zaměstnavatel stojíte, co konkrétně zaměstnanci oceňují, co jim chybí nebo co by změnili. Můžeme také průzkum zaměřit více strategicky, a zeptat se na oblasti, kde tušíte nějaký problém – kdo jiný vám ho pomůže pojmenovat a navrhnout možná řešení, než ti, kterých se dotýká?“ upozorňuje Kalenská a doplňuje: „První otázka, na kterou se ptáme našich klientů, je Proč chcete průzkum realizovat? Stěžejní je opravdový zájem o názory zaměstnanců a otevřenost věci měnit.“

Žádný nebo falešný zájem o zpětnou vazbu

Nelze změnit vše, ale pokud zaměstnavateli zaměstnanci s důvěrou sdělí své názory, a ten s jejich zpětnou vazbou nebude nijak pracovat, bude průzkum spíše kontraproduktivní. Zaměstnanci to samozřejmě vycítí, účast nebude valná a názory nemusí být upřímné. Zaměstnanci mohou být zklamaní, naštvaní, a zaměstnavatel tak ztratí jejich důvěru. Je důležité přesvědčit nejprve členy vedení o tom, jaký je smysl zaměstnaneckého průzkumu, a proč je práce se zpětnou vazbou tak důležitá.

Špatná organizace a otázky, které nic neřeknou

Perfektní naplánování komplexního průzkumu není jednoduché. Bez zkušeností se může ledasco pokazit, zapomenout či nedomyslet. Pokud je průzkum špatně načasovaný či chaoticky zorganizovaný, projeví se to zejména na účasti.

Formulace vhodných otázek je klíčová. Je potřeba vědět, na co přesně se zaměstnavatel chce zeptat, a jak mu dané odpovědi pomohou. Vhodný počet otázek, jejich řazení, srozumitelná formulace, správný poměr různých typů otázek, to vše se odrazí na kvalitě výstupů.

Nedotažená komunikace

Jak to udělat, aby zaměstnanci byli ochotní, nebo ještě lépe zapálení, své názory sdělit? Obvykle se můžeme setkat se dvěma typy zaměstnanců. Ti první vítají tuto iniciativu a oceňují, že se vedení zajímá o jejich názory. Ti druzí jsou skeptičtí ke smyslu celé akce a často od nich zní věty typu: „Proč bych měl něco sdělovat, stejně se tu nic nezmění.“ Pokud si firma zaměstnance nezíská hned na začátku, může se rozloučit s vysokou účastí a kvalitními odpověďmi.

Dobrá komunikační kampaň začíná několik týdnů před samotným průzkumem a může mít mnoho podob, od informačních letáků, e-mailů, prezentací na týmových poradách, osobních schůzkách až po sms zprávy či videa na firemních televizích. Cílem je zaměstnance přesvědčit, proč stojí za to zapojit se do průzkumu, a srozumitelně informovat, jak to bude probíhat. S komunikací je potřeba pokračovat v průběhu průzkumu i po něm. Zveřejněním výsledků zaměstnancům ale komunikace nekončí. Firmy nesmí zapomínat komunikovat, jak konkrétně se bude s výsledky dále pracovat.

Obavy o anonymitu a nedůvěra

„Nejčastější obavy zaměstnanců se týkají anonymity. Často slýcháme poznámky typu: To určitě, já něco řeknu a ještě z toho budu mít problém. Je velmi důležité dát zaměstnancům záruku a přesvědčit je o tom, že průzkum bude anonymní,“ upozorňuje Kalenská. Profesionální realizace ze strany externí firmy může pomoci – uzamčené hlasovací urny nebo zabezpečené externí on-line platformy zajistí, že jednotlivé dotazníky nikdo z firmy nevidí a vedení společnosti dostane pouze souhrnné výsledky za celou společnost, případně za jednotlivé divize. Tento argument většinou zaměstnance přesvědčí.

Nízká účast

Bez vysoké účasti nelze získat relevantní výstupy. Pokud je celková účast respondentů pod 50 %, těžko se mohou z výsledků průzkumu vyvozovat nějaké hlubší závěry. Nízká účast většinou nesignalizuje nic dobrého. Buď byl průzkum špatně načasovaný a zorganizovaný, nebo nebyl dobře komunikovaný, v horším případě zaměstnanci nemají důvěru a nejsou angažovaní ohledně dění ve společnosti.

Žádná práce s výsledky

I když mnoho společností na začátku avizuje ty správné důvody pro realizaci průzkumu, ne všechny následně s výsledky pracují dál. Průzkum by neměl končit prezentací jeho výsledků, spíše by měl být začátkem – podkladem pro další strategie. Po realizaci průzkumu je k dispozici velké množství kvantitativních i kvalitativních dat, a byla by velká škoda tato data nevyužít. „Kdo nemá data, prohrává, kdo data má a nepracuje s nimi, prohrává také,“ shrnuje Kalenská.

Může znít samozřejmě, že výsledky průzkumu je potřeba zveřejnit všem, kteří se na něm podíleli, ale ne všechny společnosti by s tím souhlasily. Prezentaci výsledků pokládají za privilegium vedení či vedoucích pracovníků. Chce společnost vzbudit nedůvěru, nebo naopak zvýšit motivaci a loajalitu zaměstnanců? Chce snížit ochotu vyplňovat jakýkoli další podobný průzkum, nebo chce vytvořit prostředí, kde podpora a respekt mají své důležité místo, kde se lidé budou cítit dobře, protože jejich názor je skutečně zajímá?

„Faktická prezentace výsledků všem zaměstnancům je tou správnou cestou. V komunikaci se doporučuje začít kaskádu informací u vedení společnosti a HR oddělení, poté přejít k prezentaci pro všechny. Zaměstnavatel může připravit stručnou verzi prezentace, ale také detailní a delší. Nikdy by ovšem neměl zkreslovat nebo vynechávat důležité pasáže, zejména ty, které nevyšly úplně pozitivně,“ říká Kalenská.

A co se bude dít dál? Pokud to nezazní od zaměstnavatele, jistě by měl tuto otázku očekávat od svých zaměstnanců. Záleží na tom, za jakým účelem průzkum provádí, zda se jedná o specifické zaměření nebo všeobecné hodnocení spokojenosti. V případě všeobecného průzkumu se dá velmi zjednodušeně říct, že odhalí dva typy informací: zaprvé, co ve společnosti funguje a co zaměstnanci oceňují, a zadruhé, co dobře nefunguje, nebo by se dalo zlepšit. Obojí se dá zužitkovat – pokračovat a rozvíjet funkční, nebo zlepšovat a měnit nefunkční. A zde se dostáváme k tomu podstatnému. To, zda a jak bude firma dále pracovat s výsledky, rozhodne o tom, zda se průzkum stane ceněnou nebo prázdnou investicí.