Přechod firem na hybridní práci může vést k chaosu

Průzkum OECD z roku 2022 provedený ve 25 zemích ukazuje, že přibližně 63 % manažerů a 74 % pracovníků hodnotilo svou zkušenost s prací na dálku během covidu-19 celkově pozitivně a většina z nich by chtěla pracovat na dálku i v budoucnu. To potvrzuje i průzkum Grafton Recruitment, dle nějž je s prací z domova spokojeno 78 % zaměstnanců a 39 % si už nedovede bez této možnosti svou práci představit. Jako hlavní výhodu home office nejčastěji zmiňují úsporu času a peněz, téměř polovina respondentů pak v průzkumu uvádí i to, že díky práci z domova zvládá lépe obstarat domácnost. K nevýhodám naopak pro 41 % dotázaných patří absence sociálního kontaktu a také větší tendence k prokrastinaci. Stejný trend pak ukazují i data české asociace ABSL, dle níž plných 88 % center podnikových, IT a zákaznických služeb zjistilo, že jejich zaměstnanci pracující z domu jsou stejně nebo dokonce více motivovaní než jejich kolegové pracující v kancelářích. I do budoucna proto chce nechat své zaměstnance pracovat z domova až 4 dny 71 % center, 12 % pak dokonce úplně celý týden.

Dle studie KMPG z roku 2022 kvůli rostoucímu zájmu o flexibilitu zavedlo nebo zvažuje zavedení politiky práce na dálku již plných 89 % společností. Ta obvykle zahrnuje hned několik typů práce na dálku. „Nejtypičtější je práce z domova, která je v ČR v současnosti asi nejrozšířenější. Rostoucí počet zaměstnavatelů však začíná do svých strategií zahrnovat i možnost přeshraniční práce na dálku, kdy zaměstnanec po individuální dohodě se zaměstnavatelem pracuje z dovolenkové destinace, ovšem ne déle než 90 dnů v roce. I když tato možnost s sebou nese řadu daňových otázek, které musí zaměstnavatel řešit, pro zaměstnance představuje velmi lákavý benefit,“ říká Martin Malo, ředitel agentury Grafton Recruitment a Gi Group. Dalšími modely, které zaměstnavatelé zvažují, jsou i virtuální pozice, kdy zaměstnanec obsazuje pozici nebo vede projekt v jiné zemi, aniž by se na dané místo fyzicky přestěhoval, anebo najímání talentů v jiné zemi, k němuž firmy přistupují v případě, kdy nejsou schopny najít relevantní pracovníky v domovské zemi.

Možnost práce na dálku přináší benefity pro zaměstnance i zaměstnavatele. Zaměstnancům v prvé řadě umožňuje lepší rovnováhu mezi osobním a soukromým životem, podporuje u nich však i rozvoj měkkých dovedností, zejména přizpůsobivosti a odolnosti, sebemotivace, komunikace a spolupráce. Uchazečům o práci taky dává daleko širší nabídku příležitostí, neboť nemusí hledat práci pouze v dojezdové vzdálenosti od svého bydliště. Podobně i zaměstnavatelé získají díky možnosti práce na dálku větší spektrum kandidátů, spokojenější zaměstnance a případně i nižší náklady na pronájem kanceláří.

„Zaměstnavatelé, kteří stále bazírují na práci z kanceláře, by měli svůj postoj přehodnotit. Mohli by totiž velmi brzy přijít o své lidi. Z aktuálních poptávek uchazečů o zaměstnání je patrné, že práce na dálku je pro ně atraktivní a počítá s ní téměř polovina z nich. V nedávné studii EY pak dokonce 54 % zaměstnanců uvedlo, že když jim současný zaměstnavatel nenabídne dostatek flexibility, začnou si hledat novou práci, která větší flexibilitu místa a času umožní,“ podotýká Martin Malo. Změny na pracovní trhu jsou skutečností a nutnost adaptace na ni je pro firmy každodenní výzvou. Práce na dálku i hybridní práce v jistém smyslu obrátily zaběhlou praxi naruby a vypadá to, že to tak ještě nějakou dobu zůstane. Firmy potřebují dosáhnout křehké rovnováhy v poskytování práce z domova a v kanceláři. Stále více z nich si uvědomuje, že se jedná o zásadní změnu a ta musí být kvalitně provedena prostřednictvím profesionálního řízení změn, takzvaného change managementu.

„Firmy jsou běžně organizovány a personálně nastaveny tak, aby jednotlivá oddělení vykonávala opakující se, de facto rutinní úkoly. To je aplikace teorie dělby práce. Opravdu koncepční změny jsou proto výzvou, na kterou nejsou ve skutečnosti připraveny. To je příklad přechodu na home office a hybridní práci, který muselo absolvovat mnoho firem s nástupem pandemie covid-19,“ říká Viktor Houška, odborník na change management a dodává: „Proto nyní některé firmy usilují o návrat do kanceláří, tedy stavu, který jejich management historicky zná. Přitom hybridní práce může dlouhodobě fungovat pro zaměstnance i firmy, je však nutné přechod realizovat v souladu s pravidly change managementu.“

Hybridní styl práce, který řada firem přijala za standard, klade vyšší požadavky na vedení týmů i na jednotlivé pracovníky. Klíčovou se stává schopnost řídit a motivovat lidi na dálku.

„Pokud má hybridní přístup k práci dlouhodobě a úspěšně fungovat je třeba jej pevně začlenit do DNA organizace a využít jej k posílení pevné vazby zaměstnance na cíle společnosti. Vize a poslání organizace musí být pro zaměstnance jasné a inspirativní a hybridní práce do nich musí zapadat. Když bude hybridní práce v souladu s vizí i strategií firmy, bude celou strukturu dlouhodobě posilovat,“ říká Jitka Jetlebová, HR ředitelka společnosti IC Group.

Když zaměstnanci přijmou hybridní model za svůj, pak budou vědět, že je třeba trávit nějaký čas v kanceláři a nějaký čas pracovat efektivně z domova.  Musí se naučit sami rozhodovat, jakou práci mají dělat na kterém místě.

„Práce v kanceláři je ideální pro komplexní řešení problémů a osobní spolupráci. Být spolu v kanceláři může být lepší pro náročné konverzace nebo řešení ožehavých problémů. Lidé mohou také chtít být v kanceláři, aby si budovali vztahy s kolegy, nebo když chtějí využít energii z toho, že jsou kolem jiných lidí. Práce v domácím prostředí je naopak vhodná pro rutinnější práci nebo k řešení úkolů, které nevyžadují různé úhly pohledu,“ říká Michal Novák z pracovního portálu Profesia.cz.

Vhodnou formou podpory fungující hybridní práce je vytvoření pracoviště odpovídajícího novým podmínkám. Aktualizované by mělo v nových kancelářích být vše, od vybavení přes technologie až po uzpůsobení míst na setkávání s kolegy a klidnou práci v soukromí. Zaměstnanci by měli vědět, proč ke změnám dochází, jak spolu vše souvisí a co vše mohou využívat pro lepší práci. Pak je vysoce pravděpodobné, že změny pomohou jejich efektivnější práci.

„V moderních kancelářích se vedle klasických zasedacích místností stále častěji objevují odpočinkové zóny nebo salonky s pohodlnými pohovkami a křesly, ale i prostory pro kreativní práci, které umožní vystoupit z rutiny a najít nový pohled na věc. Pro relaxaci nebo naopak nerušené soustředění či jednání v malé skupince firmy zřizují také samostatné uzavřené koutky,“ vysvětluje Ondřej Mareček z SSI Group.

Jedním z hlavních důvodů, proč lidé chtějí být v kanceláři, je znovu fyzicky být se svými kolegy. Online schůzky jednoduše nedávají lidem to, co od mezilidských pracovních vztahů potřebují. Lidé zkrátka v práci přirozeně nechtějí chybět.

FOMO (Fear Of Missing Out) je skvělý způsob, jak přimět lidi, aby rádi přicházeli do kanceláře na část pracovního týdne. Když zaměstnanci pochopí, že vhodná kombinace hybridní práce je to, co od nich firma potřebuje, je to cesta správným směrem.

„Hybridní práce je komplexní výzva pro celou organizaci — ale hlavně pro její management. Vyžaduje totiž zejména nový přístup k řízení výkonnosti zaměstnanců, navázaný na cíle firmy a jednotlivých oddělení. Přechod na hybridní práci je tak vlastně pozitivní příležitostí revidovat a zlepšit fungování firmy, nejlépe za pomoci zkušeného change managera. Ten přinese nejen historií nezatížený nový pohled, ale také znalosti z podobných transformačních projektů,“ uzavírá Viktor Houška.