Jak zastavit zbytečné vícenáklady?

Výsledkem jsou zbytečné vícenáklady, zpoždění i další nepříjemnosti, které komplikují průběh stavebních projektů. Podle společnosti PlanRadar, která se specializuje na digitální řešení pro řízení stavebních procesů, mohou tyto problémy navýšit rozpočet projektu o více než 11 % .

Nedostatečná dokumentace, nejasné procesy nebo špatná výměna informací často vedou k přepracování, opravám či dokonce smluvním sankcím. Významnou úsporu však nabízí digitální nástroje, které zjednodušují koordinaci a zajišťují přístup k důležitým údajům v reálném čase. Tyto technologie pomáhají zlepšit každodenní komunikaci, propojit všechny účastníky projektů a minimalizovat riziko drahých chyb, což umožňuje hladší a efektivnější průběh stavebních zakázek.

„Představte si třeba situaci, kdy generální dodavatel zapomene informovat subdodavatele o změně typu materiálu pro fasádu. Subdodavatel použije původní materiál, což vede k nutnosti jeho odstranění a k tomu, že se vše musí udělat znovu. Výsledkem jsou nejen vyšší náklady, ale i zpoždění projektu,“ uvádí příklad z praxe Adam Heres Vostárek, regionální manažer PlanRadaru pro Českou republiku, a pokračuje: „Nedostatečné sdílení informací, například při schvalování prací od subdodavatelů nebo při vedení stavebního deníku, často vede k problémům s plněním úkolů, což může mít za následek i smluvní pokuty. To vše jasně ukazuje, že investice do digitálních nástrojů pro optimalizaci komunikace a řízení procesů jsou nutné. Je třeba přejít od prázdných slov o digitalizaci k jejímu opravdu širokému zavedení do stavební praxe.“

Zmiňovaná neefektivní výměna informací ovlivňuje i samotnou podobu smluvních vztahů, které by měly být nastaveny tak, aby minimalizovaly rizika spojená s nejasnostmi a spory. Zásadní je, aby smlouvy obsahovaly konkrétně definované povinnosti, jako je dodržení termínu dokončení díla, odstranění vad v přesně stanovené lhůtě či dodržování pravidel BOZP. Obecné formulace typu „podstatné porušení povinností“ nejsou dostatečné a mohou vést k problémům při vymáhání sankcí.  Jasně stanovená pravidla nejenže zjednodušují řešení případných sporů, ale také podporují efektivní spolupráci mezi hlavními dodavateli a subdodavateli. Zavedení digitálních nástrojů, které umožňují centralizované řízení dokumentace a sledování plnění povinností, navíc posiluje transparentnost a zajišťuje hladší průběh projektu bez zbytečných zdržení a finančních ztrát.

Další stěžejní oblastí, která úzce souvisí s komunikací a smluvními podmínkami, jsou změnové listy. Tento formální dokument upravuje původně definovaný rozsah prací ve stavební smlouvě a slouží jako oficiální záznam dohodnutých změn mezi objednatelem, dodavatelem a někdy i subdodavateli. Tyto změny mohou zahrnovat úpravy harmonogramu, rozpočtu, designu, materiálů nebo jiných smluvních podmínek. Zásadním prvkem je jasné vymezení rozsahu změny – tedy co se přidává, odstraňuje nebo upravuje. Typickým příkladem může být přidání nové místnosti, změna typu podlahové krytiny nebo odstranění zdi.

Změnové listy jsou důležité, protože poskytují jasnou dokumentaci změn, kontrolu nad rozpočtem a harmonogramem a zajišťují soulad se smluvními podmínkami, často podle pravidel, jako jsou ta definovaná FIDIC .

Při řízení větších projektů, které mohou zahrnovat stovky změnových listů, je klíčové mít přehled o všech změnách na jednom místě. Centrální systémy umožňují sledovat všechny změny napříč projekty, upozorňují na potenciální problémy a pomáhají zajistit, že žádný z nich nepřekročí stanovené termíny. To je obrovská přidaná hodnota například pro generální dodavatele a jejich projektové manažery: ti potřebují jednotný systém, v němž by řídili všechny změny a měli o nich přehled ve všech projektech, za které zodpovídají. A takových projektů může být u velkých generálních dodavatelů až několik set současně.

„Nedodržení termínu pro zpracování změnového listu může mít pro firmu fatální finanční důsledky. Dejme tomu, že úprava harmonogramu není včas schválena a práce na stavbě se zastaví, protože subdodavatelé čekají na rozhodnutí. Zpoždění o pouhých několik dní může znamenat výrazné navýšení nákladů na pracovní sílu i pronájem techniky. Například pokud 15 % těchto změn překročí stanovený termín a každá z nich stojí firmu 30 000 eur, výsledná ztráta může být obrovská,“ upozorňuje Adam Heres Vostárek.

Fungující spolupráce a kvalitní dokumentace s využitím moderních technologií jsou klíčem k úspěšnému řízení stavebních projektů. Změnové listy a smluvní pokuty představují důležité nástroje, jak zajistit dodržování smluvních podmínek a minimalizovat rizika. Firmy, které dokážou tyto procesy centralizovat a zefektivnit, získají nejen lepší kontrolu nad svými projekty, ale také výrazně sníží riziko finančních ztrát.

Zavádění digitálních platforem, jakou je i PlanRadar, které efektivně propojují všechny zúčastněné strany, umožní nejen lepší správu změnových listů, ale také všem zúčastněným stranám zajistí jednotný přístup k informacím. To vše přispívá k větší transparentnosti, lepší kvalitě výstavby a tím i k obchodnímu úspěchu projektů. „Efektivní komunikace je základem každého zdařilého projektu. A ve stavebnictví to platí dvojnásob,“ uzavírá Adam Heres Vostárek.