Za pár dní začínáme pískat na píšťalky

Vnitřní oznamovací systém musí subjekty zaměstnávající 250 a více zaměstnanců zavést nejpozději s účinností zákona, tedy do 1. srpna. Ty menší s 50 až 249 zaměstnanci mají totéž za povinnost udělat do 15. prosince. „Vždy je nutné určit osobu, která bude mít agendu na starosti. Bude přijímat a posuzovat jednotlivá oznámení, navrhovat opatření k nápravě nebo vymýšlet, jak předejít hrozícímu protiprávnímu stavu. Očekává se také, že bude postupovat nestranně a zachovávat mlčenlivost,“ říká k jedné ze základních povinností firem Martina Šumavská, advokátka z poradenské společnosti Grant Thornton.

Je v zájmu firem, aby vnitřní oznamovací systém byl jedno­duchý a důvěryhodný. Jinak se whistlebloweři obrátí rovnou na ministerstvo spravedlnosti a firma se dočká nečekané kontroly.

Oznamovací systém může mít podobu zabezpečeného internetového formuláře nebo ho nabídne speciální aplikace. V zájmu podniků ale je, aby byl jednoduchý a důvěryhodný. „Jinak ho lidé nevyužijí a obrátí se raději na ministerstvo spravedlnosti, které může do firmy vyslat nečekanou kontrolu,“ podotýká Stanislav Klika, ředitel rizikového poradenství společnosti BDO.

Podat podnět bude možné písemně, ústně nebo na žádost i osobně. Vždy ale jmenovitě, bez ohledu na zkušenosti z anglosaského světa, že nejzásadnější případy se objevují po anonymních hlášeních. Čeští zákonodárci se postavili proti možnosti anonymního whistleblowingu. Vyšli tím vstříc byznysu – proti anonymitě se při jednání s vládou vyslovil například Svaz průmyslu a dopravy ČR a veřejně protestovala i Asociace malých a středních podniků a živnostníků.

Zákon o ochraně oznamovatelů, který společnostem a organizacím s více než padesáti zaměstnanci ukládá povinnost mít zprovozněný systém pro nahlašování škodlivého jednání, dnes schválil Senát ČR.  Lidé budou moci nahlásit například obtěžování na pracovišti, škodlivé jednání u veřejných zakázek, finančních služeb, praní špinavých peněz, ale třeba i porušování ochrany životního prostředí a další prohřešky.

Podle dat společnosti CRIF – Czech Credit Bureau je přitom v Česku 10 tisíc obchodních společností s 50 a více zaměstnanci. Pokud připočteme i další subjekty, například živnostníky se zaměstnanci, družstva a další, jde téměř o 15 tisíc firem a organizací. Povinnost se dále dotkne také všech zadavatelů veřejných zakázek a vybraných orgánů veřejné moci, s výjimkou obcí do 10 000 obyvatel.

„Důležité je, že společnosti a další subjekty se díky tomu mohou rychleji dozvědět o porušování závazných pravidel, zamezit mu a zabránit dalším škodám, ať již finančním, či například reputačním. Lidé informující o poškození veřejného zájmu, o němž se dozví v zaměstnání nebo v souvislosti s ním, přitom získají právní ochranu. Nahlašovací systém přitom musí utajit jejich totožnost a ochránit je před odvetnými opatřeními,“ upozorňuje Stanislav Klika, ředitel rizikového poradenství společnosti BDO. Vzniknout může například jako zabezpečený internetový formulář na stránkách společnosti či jako aplikace.

Zákon počítá s nezávislým prošetřením podezření na protiprávní či škodlivé jednání nejpozději do třiceti dnů od oznámení. Oznamovatel zároveň získá právo znát závěry šetření do tohoto termínu, přičemž v odůvodněných případech lze tuto lhůtu prodloužit.

Oznamovatelem nekalého jednání, kterého chrání zákon, se může stát široké spektrum osob. „Kromě zaměstnanců to mohou být i uchazeči o zaměstnání, stážisté, členové představenstva či dozorčí rady. Oznamovat mohou i ale dodavatelé nebo zájemci o zakázku,“ vyjmenovává Stanislav Klika. Je proto důležité, aby možnost podat oznámení byla snadno dostupná všem uvedeným subjektům.

Podle globální studie Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) je až 42 % podvodů odhaleno na základě oznámení ze strany zaměstnanců nebo zákazníků. Pro porovnání: interní audit, který je podle této studie druhou neúčinnější metodou, odhalí jen 16 % případů. Firmy, které již dříve zavedly oznamovací kanál, jsou schopny podvod odhalit mnohem rychleji a snížit výši možné škody až o polovinu.

„Ochrana oznamovatelů patří mezi důležité mechanismy zodpovědného podnikání. Nabízí možnost bezpečně a jednoduše komunikovat o problémech, což pomáhá vytvářet důvěru ve vzájemných vztazích, jak se zaměstnanci, tak s klienty i dodavateli,“ říká Stanislav Klika.

Za nedodržení povinností vyplývajících ze zákona o ochraně oznamovatelů bude hrozit firmám pokuta až do výše milionu korun. Pokud společnost nebo jiná organizace nebude mít ohlašovaný systém zavedený nebo v něj nebude mít oznamovatel důvěru, může se obrátit přímo na Ministerstvo spravedlnosti. „V zájmu firem tedy je, aby jejich vnitřní oznamovací systém byl jednoduchý a zároveň důvěryhodný, protože jinak ho oznamovatelé nejspíš nevyužijí a obrátí se rovnou na ministerstvo, jehož orgány mohou do podniku vyslat nečekanou kontrolu,“ vysvětluje Stanislav Klika.

Firmy by podle Stanislava Kliky neměly brát nahlašovací systém negativně, ale naopak jako příležitost pomoci řešit problémy uvnitř firmy, které z různých důvodů nejsou vidět nebo nejsou řešeny. „Jde například o bossing. V naší praxi jsme řešili případ ponižování zaměstnanců ve výrobním závodě, o kterém lokální vedení vědělo, ale obávalo se zasáhnout, protože za dotyčnou osobu neměli náhradu. Na základě nahlášeného podnětu však zakročila mateřská společnost. Vedení i hříšníkovi důrazně vysvětlila, že taková situace není akceptovatelná. Dotyčná osoba se za své chování omluvila a od té doby se již k zaměstnancům chovala slušně,“ shrnuje Stanislav Klika s tím, že pro všechny to tedy nakonec dopadlo dobře – firma nepřišla ani o jednoho zaměstnance, nemusela investovat velké náklady do hledání a zaučování nových lidí a posílila důvěru stávajících zaměstnanců ve spravedlivé zacházení.