Neděle 26. května 2024
ikona hodiny31. 3. 2022 07:35

Správná digitalizace přinese úspory i komfort

Mějte své služební cesty pod kontrolou

Digitalizace již neodmyslitelně patří k našemu všednímu životu. Od koupě jízdenky přes pokladnu v supermarketu až po bankovní administrativu a samozřejmě práci. Rychlost, s jakou se na nás některé novinky hrnou, může být pro mnohé ochromující. Proto dost často překvapí, že existují odvětví a procesy, u kterých bychom očekávali vysokou míru digitalizace, ale ta je buď velice malá, nebo za ostatními dost zaostává.

Zdeněk Procházka autor

Foto: Shutterstock.com Služební cesty pod kontrolou Foto: Shutterstock.com

Podívejme se, jak to například vypadá při rezervaci letenek a hotelů pro účely služebních cest ve firmách. S kýmkoliv se na toto téma pobavíte a není z daného odvětví, očekává se, že cestovní průmysl patří mezi ty nejlepší v oblasti digitálních technologií. Takový dojem opravdu můžete získat. Stačí si vzpomenout na obrovské světové hráče v prodeji letenek a hotelů pro cestující z řad veřejnosti. Obrovská konkurence a vysoká očekávání koncového zákazníka donutila tyto společnosti vyvinout jedny z nejlepších produktů na světě. Zaměříme-li se ale na firemní zákazníky, vstupujeme do zcela jiného světa.

Ztráty v desetitisících

Odmysleme si na okamžik velké nadnárodní koncerny, které tuto problematiku mají skvěle zpracovanou. V našem hledáčku jsou menší a střední podniky. Zde nastávají v zásadě dvě situace. První, kdy si zaměstnanci nacházejí vlastní řešení. Usednou k počítači a vyhledají si letenku nebo vlak, a k tomu ještě ubytování. Zakoupí vše vlastní nebo služební platební kartou a doklady vyúčtují spolu s cestou. V druhém případě má firma nasmlouvanou cestovní agenturu, která pro ni zařizuje pracovní cesty. Zaměstnanci se pak e-mailem nebo telefonicky obrací na agenturu s požadavky na rezervaci.

V obou případech se jedná o velice nehospodárné řešení, a to už jak z pohledu finančního, tak časového. Když si zaměstnanci nakupují služby sami, firma ztrácí přehled o nákladech, služby nepodléhají schválení nebo jakékoliv cestovní politice společnosti. U služeb cestovní agentury lze obvykle zajistit soulad s pravidly cestování ve firmě, na druhou stranu komunikace přes telefon nebo e-mail je časově náročná a nezřídka vyžaduje dodatečná vyjasnění na obou stranách, čímž opět dochází k finančním ztrátám.

Tyto faktory a finanční náklady spojené s takto prováděnými rezervacemi se mohou zdát marginální. Nicméně za pár minut a s kalkulátorem v ruce lze snadno vypočítat, že ztráty jdou do desetitisíců korun a rostou spolu s velikostí společnosti a počtem uskutečněných cest.

Grafika: Travelport Grafika: Travelport
Grafika: Travelport Grafika: Travelport

Chytré české digitální řešení

Na evropském trhu existují řešení, za jejichž pomoci se dají tyto firemní procesy zjednodušit, digitalizovat a získat tak větší přehled a kontrolu nad cestovními výdaji. Existuje dokonce řešení české a je to na našem trhu velice rozšířený produkt – TripGate společnosti Travelport Česká republika. Jedná se o cloudový produkt, jenž je svým uživatelům k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnů. Zaměstnanci firem se do něj přihlašují unikátními přístupovými údaji a přes zabezpečené spojení. Podobně jako u jiných veřejně dostupných produktů si vyhledají letenku, vlak nebo hotel a pak dokončí rezervaci cesty. V závislosti na požadovaném nastavení potom obvykle proběhne online schválení služební cesty. Zodpovědný manažer obdrží e-mailem požadavek na schválení, kde najde potřebné informace o cestě i cestujících. Rozhodne, zda je vše v pořádku, a cestu buď schválí, nebo zamítne. Pakliže je cesta schválena, dostane zaměstnanec e-mailem cestovní doklady a může se připravovat na cestu.

Ve znamení komfortu

Implementace produktu není náročný proces a zabere zhruba 4 týdny. Po krátkém testovacím období se spouští ostrý provoz, který se pečlivě sleduje a monitoruje. S odstupem času má firma

kdykoliv možnost ohlédnout se zpátky, vyžádat si detailní reporty a vyhodnotit, kde lze v rámci pracovních cest hledat další úspory a zefektivnit tak náklady. Součástí celého systému je samozřejmě i nadále plná podpora ze strany cestovní agentury, která zajišťuje servis společnosti a řeší mimořádné situace. Největším benefitem je ovšem to, že si zaměstnanec může v klidu a spokojeně vybrat letenku, vlak nebo hotel dle svého přání a uvážení. Nemusí zbytečně a zdlouhavě komunikovat s agenty a okamžitě vidí, jestli vybraná cesta plní firemní kritéria cestovní politiky. Celým rezervačním procesem si projde sám během několika málo minut a cestovní doklady obdrží elektronicky jako přílohu e-mailu.

Pandemie na čas omezila služební cesty, ale všichni věříme, že se svět vrací k běžnému životu, v němž opět ožije nenahraditelný osobní kontakt. Je tedy ten správný čas pustit se do digitalizace řízení služebních cest!

Nejnovější články

Aktuality
Praha se chystá na největší bitcoinovou konferenci

Do Prahy zavítá také Michael Saylor, CEO MicroStrategy,...

Jak název akce napovídá, setkají se zde zejména...

Pro foundery rozjíždějící svůj vlastní projekt bude velmi...

Aktuality
Soutěž E.ON Energy Globe jde do finále

„Každý rok se těším, až uvidím finálové projekty...

Soutěž hledá a oceňuje ty největší ekologické nadšence...

Ekologická opatření v Botanické zahradě Přírodovědecké Fakulty Masarykovy...

Aktuality
České firmy zamíří do Černé Hory

Zástupci firem se k ministrovi připojí v neděli večer. V pondělí...

Černá Hora je kandidátským státem EU a je...

Náklady spojené s organizací mise si – stejně...

Nejnovější Expertní pohled

Expertní pohled
Nad očekávání svižný růst mezd ECB od redukce sazeb neodradí

K dispozici je zatím pouze minimum tvrdých dat...

Tento pozitivní impuls do spotřebitelské poptávky ale dělá...

Expertní pohled
Nezávislý technický dozor investora šetří finance

Technický dozor má zajistit, aby byl stavební projekt...

V České republice často dochází k problémům s...

V mnoha zemích je standardem, že veřejné projekty...

Zavedení přísnějších kvalifikačních kritérií by zajistilo, že technické...

Expertní pohled
Zájem o brigádníky letos poklesl

Propad nabízených brigádnických pozic je patrný napříč celou...

Novela zákoníku práce přináší do světa brigád i...