Čtvrtek 18. dubna 2024
ikona hodiny3. 5. 2023 07:12

Trendem je digitální správa služebních cest

Digitalizace již neodmyslitelně patří k našemu všednímu životu. Od koupě jízdenky přes pokladnu v supermarketu až po bankovní administrativu a samozřejmě práci. Rychlost, s jakou se na nás některé novinky hrnou, může být pro mnohé ochromující. Proto dost často překvapí, že existují odvětví a procesy, u kterých bychom očekávali vysokou míru digitalizace, ale ta je buď velice malá, nebo za ostatními dost zaostává.

Zdeněk Procházka autor

Foto: Shutterstock.com Trendem je digitální správa služebních cest Foto: Shutterstock.com

P odívejme se, jak to například vypadá při rezervaci letenek a hotelů pro účely služebních cest ve firmách. S kýmkoliv se na toto téma pobavíte a není z daného odvětví, očekává se, že cestovní průmysl patří mezi ty nejlepší v oblasti digitálních technologií. Takový dojem opravdu můžete získat. Stačí si vzpomenout na obrovské světové hráče v prodeji letenek a hotelů pro cestující z řad veřejnosti. Obrovská konkurence a vysoká očekávání koncového zákazníka donutily tyto společnosti vyvinout jedny z nejlepších produktů na světě. Zaměříme‑li se ale na firemní zákazníky, vstupujeme do zcela jiného světa.

Grafika: Travelport Grafika: Travelport

Ztráty v desetitisících

Odmysleme si na okamžik velké nadnárodní koncerny, které tuto problematiku mají skvěle zpracovanou. V našem hledáčku jsou menší a střední podniky. Zde nastávají v zásadě dvě situace. První, kdy si zaměstnanci nacházejí vlastní řešení. Usednou k počítači a vyhledají si letenku nebo vlak a k tomu ještě ubytování. Zakoupí vše vlastní nebo služební platební kartou a doklady vyúčtují spolu s cestou. V druhém případě má firma nasmlouvanou cestovní agenturu, která pro ni zařizuje pracovní cesty. Zaměstnanci se pak e‑mailem nebo telefonicky obracejí na agenturu s požadavky na rezervaci.

Grafika: Travelport Grafika: Travelport

V obou případech se jedná o velice nehospodárné řešení, a to už jak z pohledu finančního, tak časového. Když si zaměstnanci nakupují služby sami, firma ztrácí přehled o nákladech, služby nepodléhají schválení nebo jakékoliv cestovní politice společnosti. U služeb cestovní agentury lze obvykle zajistit soulad s pravidly cestování ve firmě, na druhou stranu komunikace přes telefon nebo e‑mail je časově náročná a nezřídka vyžaduje dodatečná vyjasnění na obou stranách, čímž opět dochází k finančním ztrátám. Tyto faktory a finanční náklady spojené s takto prováděnými rezervacemi se mohou zdát marginální. Nicméně za pár minut a s kalkulátorem v ruce lze snadno vypočítat, že ztráty jdou do desetitisíců korun a rostou spolu s velikostí společnosti a počtem uskutečněných cest.

Podívejte se na video, jak lze moderně řešit služební cesty. Více informací na www.travelportgds.cz,

Chytré české digitální řešení

Na evropském trhu existují řešení, za jejichž pomoci se dají tyto firemní procesy zjednodušit, digitalizovat a získat tak větší přehled a kontrolu nad cestovními výdaji. Existuje dokonce řešení české a je to na našem trhu velice rozšířený produkt – TripGate společnosti Travelport Česká republika. Jedná se o cloudový produkt, jenž je svým uživatelům k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnů. Zaměstnanci firem se do něj přihlašují unikátními přístupovými údaji a přes zabezpečené spojení. Podobně jako u jiných veřejně dostupných produktů si vyhledají letenku, vlak nebo hotel a pak dokončí rezervaci cesty. V závislosti na požadovaném nastavení potom obvykle proběhne online schválení služební cesty. Zodpovědný manažer obdrží e‑mailem požadavek na schválení, kde najde potřebné informace o cestě i cestujících. Rozhodne, zda je vše v pořádku, a cestu buď schválí, nebo zamítne. Pakliže je cesta schválena, dostane zaměstnanec e‑mailem cestovní doklady a může se připravovat na cestu.

Ve znamení komfortu

Implementace produktu není náročný proces a zabere zhruba 4 týdny. Po krátkém testovacím období se spouští ostrý provoz, který se pečlivě sleduje a monitoruje. S odstupem času má firma kdykoliv možnost ohlédnout se zpátky, vyžádat si detailní reporty a vyhodnotit, kde lze v rámci pracovních cest hledat další úspory a zefektivnit tak náklady. Součástí celého systému je samozřejmě i nadále plná podpora ze strany cestovní agentury, která zajišťuje servis společnosti a řeší mimořádné situace. Největším benefitem je ovšem to, že si zaměstnanec může v klidu a spokojeně vybrat letenku, vlak nebo hotel dle svého přání a uvážení. Nemusí zbytečně a zdlouhavě komunikovat s agenty a okamžitě vidí, jestli vybraná cesta plní firemní kritéria cestovní politiky. Celým rezervačním procesem si projde sám během několika málo minut a cestovní doklady obdrží elektronicky jako přílohu e‑mailu. Pandemie na čas omezila služební cesty, ale všichni věříme, že se svět vrací k běžnému životu, v němž opět ožije nenahraditelný osobní kontakt. Je tedy ten správný čas pustit se do digitalizace řízení služebních cest!

Nejnovější články

Trendy
Timber Praha – první udržitelná dřevostavba bytových domů v Praze

Domy komorního charakteru Timber Praha obsahují 62 jednotek...

Arcus City – v blízkosti přírody, na dosah...

Expertní pohled
Fulfillment: Revoluce v logistice

Fulfillment není jen proces doručování zboží, je to...

Majitelé e‑shopu se nemusejí starat o kapacitu skladových...

Nicméně vize značky LOG4U sahá daleko za pouhé...

Společnost Geek+ přinese špičkové mobilní roboty pro přepravu...

Trendy
Perfektní klima pro elektrické vozy

Všude tam, kde jsou kladeny vysoké požadavky na výkon,...

HVH topení přeměňuje stejnosměrný elektrický proud na teplo...

Pokud máte benzinové nebo naftové auto, je pro...

Nejnovější Trendy

Trendy
Timber Praha – první udržitelná dřevostavba bytových domů v Praze

Domy komorního charakteru Timber Praha obsahují 62 jednotek...

Arcus City – v blízkosti přírody, na dosah...

Trendy
Perfektní klima pro elektrické vozy

Všude tam, kde jsou kladeny vysoké požadavky na výkon,...

HVH topení přeměňuje stejnosměrný elektrický proud na teplo...

Pokud máte benzinové nebo naftové auto, je pro...

Pohled z praxe
O krok blíž k výrobě zelené ropy

Pokud by totiž výklad zákona o odpadech a...

V Green Future se nám podařilo jako prvním...

Abych ukázal absurditu, která u nás legislativně panovala,...

To samozřejmě není jediný zádrhel, na který jsme...

To Česko překvapivě staví do úplně jiného světla...

Dělat v současné době nějaké závěry, jak přetahování...