Středa 28. února 2024
ikona hodiny12. 2. 2024 11:37

Snem účetních je bezchybná digitalizace a automatizace účetnictví

V dnešní moderní době, plné nových technologií, není digitalizace jenom módním slovem. Tento pojem je nedílnou součástí našich životů. Digitalizace se postupně stává nástrojem, jak nahradit lidskou práci, a tak ušetřit významné množství času i finančních prostředků.

Tým K–system autor

Foto: K-system Foto: K-system

V účetních procesech se jedná především o odbourání administrativy, kterou účetní vynakládají při pořizování přijatých faktur do účetního systému. Ruční zadávání, schvalování a archivace dokladů je podpořeno nebo nahrazeno softwarem. Může se jednat také o plně automatizovaný proces, při kterém se přijatá faktura překlopí do účetního systému, dle přednastavených pravidel, bez zásahu účetní. Následně, opět automatizovaně, se doklad přesouvá do elektronického archivu.

Unikátní technologie na digitalizaci účetnictví

Na trhu je několik aplikací, které dokáží z přijatých účetních dokladů vyčíst data (tzv. těžení dokladů) a zaúčtovat je, ale jen jedna využívá unikátní technologii centrální databáze šablon a umožnuje tak sdílení pro všechny své klienty.
Tato technologická vlastnost je klíčem k rychlé a udržitelné digitalizaci. Navíc běžné šablony vytváří a modifikuje pro své klienty výrobce zdarma.
Každý nový klient, se při digitalizaci účetnictví opírá o obrovskou databázi vytvořených šablon a přináší pouze požadavky na šablonování dokladů od svých specifických dodavatelů. Tím databáze šablon přirozeně dál roste.

Tímto specializovaným softwarem je Datarios a již 8 rokem jej vyvíjí společnost
K-system.CZ s. r. o. se sídlem v Třebíči. Jak vznikl Datarios?

Z referenčních klientů výrobce uvádí

FK Bau – zpracovává 86 % přijatých faktur

FK Bau je stavební firma z Prahy, která s počtem převyšujícím 1000 dokladů za měsíc zpracovává 86 % přijatých faktur. Znamená to, že doklady, které přichází na e-mail a projdou systémem Datarios se na základě nadefinovaných pravidel připraví k zaúčtování nebo se zaúčtují samy do systému Pohoda SQL.

Monika Šlingerová o systému Datarios říká: „Díky vytěžovacímu systému Datarios, má naše společnost FK Bau, a.s. výrazné snížení časové náročnosti na manuální zpracování, třídění a ruční zadávání dokumentů. Zamezuje chybovosti, kdy systém kontroluje správnost vytěžených dat oproti fyzické faktuře. Křížovou kontrolou si systém porovnává číselníky našeho sw Pohoda a automaticky dle individuálního nastavení šablon účtuje nejen na zadané předkontace, ale i speciálně nastavené požadavky společnosti. Největší dík patří týmu Datarios společnosti K-system.CZ s.r.o., který svým profesionálním a velmi ochotným přístupem, se stará o to, aby vše fungovalo skvěle a rychle.“

 

In-Duro – bez Datariosu bychom rostli jen těžko

E-shop s nábytkovým a stavebním kováním z Havířova. Dynamicky se rozvíjející e-shop zaměřený na B2B segment, který se včas rozhodl podpořit svůj růst digitalizací účetních procesů. Administrativu většího množství dokladů zvládají ve stejném počtu lidí.

Ondřej Hanzel, majitel společnosti In-Duro s.r.o., k nasazení systému Datarios říká:  „Na základě doporučení týmu Datarios jsme se rozhodli rozdělit automatizaci zpracování našich dokladů do tří fází.

V první fázi jsme digitalizovali a automatizovali zpracování neskladových dokladů. Tým Datarios realizoval celou základní implementaci: instalaci, vytěžování, nastavení a napojení na Pohodu, … potom jsme byli proškoleni a základní část aplikace byla spuštěna a předána.

 Druhá fáze byla složitější, tam jsme automatizovali zpracování skladových dokladů od různých, většinou zahraničních dodavatelů. Některé naše doklady jsou opravdu složité, vícestránkové, zbožové kódy položek jsou rozděleny na více řádků nebo na nich některé informace, které potřebujeme pro zpracování úplně chybí. Datarios si s těmito doklady poradil a na základě bezchybného těžení zbožových kódů plně automatizoval naskladňování zboží na naše sklady.

Poslední fáze byla o našem specifickém požadavku propojení dvou společností. Potřebovali jsme automatizovat pře-objednávání zboží mezi dvěma firmami. V první firmě vystavíme v systému Pohoda objednávku, Datarios přenese objednávku do druhého systému, kde pro danou objednávku vytvoří automaticky fakturu, tuto fakturu potom přenese zpět do prvního systému, kde se provede zpracování dokladu včetně naskladnění. Vše plně automaticky.

Všechny fáze měly jedno společné. Tým Datarios vše připravil, zaškolil nás a předal připravenou aplikaci. Nemuseli jsme sami nic objevovat, instalovat, nastavovat ani se starat o vytěžování dokladů. Na nás bylo pouze vyjednat s dodavateli, aby nám zasílali doklady v čitelné kvalitě.

Rok 2023 byl pro nás rok velkých změn, expandovali jsme a stěhovali se do větších prostor. Jedna účetní nám odešla na mateřskou dovolenou, ale díky systému Datarios jsme zvládli jak nárust objemu dokladů, tak i oslabení našeho účetního týmu. Naopak naše účetní se mohou věnovat i další práci.“

 

ZEBRA SYSTEMS  – Datarios nám zcela automaticky zpracovává až 600 faktur měsíčně.

Společnost ZEBRA SYSTEMS s.r.o. je jedním z předních českých distributorů bezpečnostních IT systémů. To kromě jiného znamená, že se musí vypořádávat s velkým množstvím (často obsáhlých) faktur, které jí přicházejí každý měsíc. Dlouhou dobu všechny PDF faktury ručně přepisovala externí účetní do Money S5 – ERP systému, který firma používá. Často to byla až polovina její veškeré agendy.

Díky nastavení pokročilých šablon vytěžujeme data z PDF faktur pro ZEBRA SYSTEMS se 100% úspěšností. Jedna faktura se nově zpracovává nanejvýš 2 minuty – od příjmu až po zapsání do Money S5. Společnosti jsme tak ušetřili náklady na zaměstnávání externí účetní i čas potřebný ke zpracování několika stovek faktur měsíčně.

Zdeněk Bínek, jednatel společnosti o systému Datarios říká: „Dodavatelé nám zasílají poměrně nestandardní faktury – jsou ze zahraničí, mají často specifický formát a většinou jsou vystaveny v eurech. Ostatní systémy si na tom pokaždé vylámaly zuby. Datarios ale vyřešil vše k naší spokojenosti a tyto doklady pro nás teď neznamenají prakticky žádnou práci navíc.“

 

Optida – Naši klienti jsou spokojeni, že už nemusí nosit doklady v krabicích

Účetní kancelář OPTIDA s. r. o. se stará o kompletní účetnictví desítkám firmám z regionu. Mezi její klienty patří farma s hotelem a restaurací, zážitková firma, obchod s květinami, výrobce nábytku nebo řemeslníci. Doklady od svých klientů dostávala většinou na poslední chvíli v papírové podobě různými kanály, které musely účetní pořizovat ručně.

O systému Datarios hlavní účetní Zdislava Sedláková říká: „Datarios je nedílnou součástí naší účetní kanceláře. Postupně na elektronické zasílání dokladů přechází všichni naši klienti. Celá implementace i používání systému Datarios funguje bez nejmenších problémů a díky průběžnému zasílání a zpracování dokladů máme více času, věnovat se skutečně důležité a smysluplné práci. A to samé mohu říct o našich klientech.“

Od samého začátku šlo o přirozené synergické propojení několika aktivit a činností uvnitř společnosti K-system.CZ s.r.o.
Došlo ke spojení zkušeností z implementací účetního software, včetně vlastního vývoje různých aplikací a zkušeností z provozu vlastní účetní kanceláře.
Při vývoji byly testovány také aplikace třetích stran. Nyní je Datarios postaven pouze na vlastní technologii. Svým zákazníkům nabízí ověřený a bezchybný provoz s možností plně automatizovaného průchodu dokladů.

Součástí nabídky systému Datarios  je zákaznická podpora a dispečink centrální databáze šablon, který za klienty hlídá správnost těžení přijatých dokladů.

Datarios nemusíte učit své faktury, je to zdarma

Systém používá těžící nástroj, který nepřenáší práci na klienty. A v tom je Datarios unikátní. Když u svých účetních vývojáři testovali, jak by mohli pomocí nejrůznějšího ručního mechanismu učit těžící stroj své faktury šablonovat, setkali se s velkou nevolí. Ukázalo se, že pro účetní je poměrně velkou zátěží učit těžící stroj šablonovat všechny své faktury. Datarios proto zcela změnil svůj koncept nabídky a dnes vytváření obecných šablon faktur poskytuje pro klienty bezplatně.

Grafika: K-system Grafika: K-system

Pro koho je Datarios vhodný

Tím, že je Datarios implementační řešení, hodí se do firem, kde se očekává individuální přístup. Obstojí také u menších firem a účetních kanceláří, které nechtějí trávit svůj čas šablonováním faktur s umělou inteligencí a chtějí se opřít o centrální databázi tisíce již připravených vzorů šablon.

Portfolio klientů

Do portfolia klientů systému Datarios patří stavební, výrobní, obchodní společnosti, dále účetní společnosti, ale i účetní OSVČ, a dále například e-shopy, které pro případný růst dokladů potřebují účetní procesy digitalizovat.

Jak velká tedy může být úspora času pro účetní? 

V každé firmě to je jiné, ale referenční klienti hovoří až o desítkách hodin úspory na straně účetních a jednotkách hodin na straně řídících lidí za měsíc. K zrychlení a k zjednodušení procesů dále dochází při schvalování a ve vyhledávání podkladů v elektronickém archivu.

To je dáno filozofií samotného systému Datarios. Tou je maximální automatizace účetních procesů!

Pokud vás nebaví neustálé ruční pořizování dokladů do účetnictví, vyhledávání, přepisování a ruční archivování dokladů, pak se spojte se společností K-system.CZ. I pro Vás najdou vhodná řešení, která usnadní práci a ušetří čas nejen vaší účetní. Více na www.datarios.cz.

Nejnovější články

Aktuality
Eviden ocení nejlepší počiny mladých vědců

„Na Cenu Josepha Fouriera se vždy velmi těšíme....

Své studenty mohou do soutěže přihlásit všechny výzkumné...

„Ačkoliv by někdo mohl říci, že ocenění se...

Trendy
Prognóza pro rok 2024: Stavebnictví čekají změny

Pohled expertů napříč realitním sektorem a jejich výhled...

Výhled pro evropský realitní trh pro rok 2024...

Další výzvou je velký nedostatek nových bytů, snížená...

Stále palčivějším tématem je také ochrana životního prostředí....

Ekonomická nejistota se dotýká ziskovosti společností. Využití nových...

V současnosti je k dispozici celá řada digitálních nástrojů navržených...

Expertní pohled
Cena zlata prošla korekcí. Jedná se o příležitost?

Po dosažení nejvyšší míry inflace ve výši 9,1...

Obchodníci nyní posunuli sázky na první snížení úrokových...

Nejnovější Pohled z praxe

Pohled z praxe
Staňte se lídrem transformace české veřejné správy

Občané chtějí moderní veřejné služby poskytované v listinné, ale...

„Uvědomujeme si, že pro oba sektory mohou být...

Pohled z praxe
OZP přispívá na prevenci nejvyšší částkou na jednoho pojištěnce

OZP je dlouhodobě lídrem v modernizacích a využívání nových...

Významnou součástí služeb pro pojištěnce OZP je Asistenční...

Jedním z pilířů zdravotních programů OZP je prevence a...

OZP přinesla na český trh zdravotního pojištění už...

Novinkou roku 2024 je možnost využít kredity na...

Pohled z praxe
Razantní škrty? Digitalizace vám sníží firemní náklady dlouhodobě

Firmy, které dostávají doklady e-mailem nebo poštou, tráví...

Velká faktura od dodavatele pro některé firmy znamená,...

Doklady vám chodí elektronicky, ale následně si je...

Sklad je místo, kde má digitalizace obrovský dopad...