Pondělí 15. července 2024
ikona hodiny23. 11. 2023 07:05

Digitalizace HR dokumentů z pohledu odborníka

Pokud pracujete v oblasti lidských zdrojů, určitě vás neminula novelizace Zákoníku práce, která přináší poměrně zásadní změny v oblasti digitalizace pracovněprávních dokumentů.

Michal Kuník Michal Kuník autor

Business Development Manager, Esigno

Foto: Shutterstock.com Digitalizace HR dokumentů pohledem odborníka Foto: Shutterstock.com

Jednou z hlavních změn, kterou novela přináší, je zjednodušení procesu elektronického uzavírání pracovněprávních dokumentů, a to díky novým pravidlům pro jejich doručování. Tato změna má veliký potenciál výrazně zjednodušit a zrychlit procesy v HR, aspoň do jisté míry.

V Esigno se aktuálně s touto problematikou zabýváme na denní bázi při komunikaci s našimi klienty, kteří si chtějí doposud administrativně náročné HR procesy zjednodušit, a to právě za pomoci této novely. Abychom tedy lépe porozuměli tomu, v čem nám novela pomůže, pojďme se podívat na to, co nám vlastně přináší.

Zúžení seznamu důležitých pracovních dokumentů

Jedním z hlavních cílů novely je revize toho, co považujeme za tzv. důležité pracovněprávní dokumenty, které musejí být zaměstnanci doručeny ve zpřísněném režimu dle § 334 a následujících zákoníku práce. Důležité dokumenty nyní zahrnují:

  • jednostranné ukončovací dokumenty,
  • odstoupení nebo odvolání z pozice vedoucího zaměstnance,
  • mzdové či platové výměry,
  • vytýkací dopisy (dle § 52/f nebo §52/g zákoníku práce).

Tyto důležité dokumenty mohou být zaměstnancům doručeny například za pomocí e-mailu, avšak za dodržení přísných podmínek, které jsou upraveny v § 334 a následujících zákoníku práce. Zejména musí zaměstnanec s doručováním e-mailem písemně souhlasit a zaměstnavatel musí dokument podepsat uznávaným elektronickým podpisem.

Naopak pracovní smlouvy, dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), stejně jako jejich dodatky a dohody o rozvázání pracovního vztahu, již nejsou považovány za důležité dokumenty, které by musely být doručovány v uvedeném zpřísněném režimu.

Jestliže jsou právě uvedené dohody uzavřeny elektronicky, potom postačí, když je jejich vyhotovení zasláno na e-mailovou adresu zaměstnance (který adresu pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil). Důležité také je, že e-mailová adresa musí výhradně patřit zaměstnanci, nesmí se tedy jednat o firemní e-mail zaměstnavatele.

Vzdálené a elektronické podepisování pracovněprávní dokumentace

S novými pravidly pro doručování důležitých dokumentů přichází také větší flexibilita v procesu elektronického podepisování takovéto dokumentace.

Důležité dokumenty bude muset zaměstnavatel i nadále opatřovat uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Dobrou zprávou naopak je, že pracovní smlouvy, dodatky a dohody o rozvázání pracovněprávního vztahu nově mohou obě strany podepsat v zásadě i prostým elektronickým podpisem, díky čemuž dokáží nemalou část dokumentace udržet čistě v digitální podobně.

Co to znamená pro zaměstnavatele a zaměstnance?

Pro zaměstnavatele je zúžení seznamu důležitých dokumentů významným krokem směrem k vyšší efektivitě a zjednodušení komunikace se zaměstnanci. Velkou většinu pracovněprávních dokumentů jde tak nyní doručovat elektronicky bez větších omezení.

Pro zaměstnance to může znamenat snazší a rychlejší přístup k důležitým pracovním dokumentům, aniž by museli osobně takovou dokumentaci vyzvedávat. Dokumenty mohou být doručeny, jak již zmíněným e-mailem, tak i do datové schránky.

Při správném nastavení procesů lze tak HR agendu výrazně zrychlit a ušetřit si mnoho papírování, je ovšem potřeba stále dbát na správné využití digitálních nástrojů, jaké typy dokumentů doručujeme a jakým typem podpisu je opatřujeme.

Nejnovější články

Aktuality
Originalita v kultuře: Symfonie zednářů, Mozart i Ellington

Každý zná osm tónů stupnice, ale jen genius...

Téma LVHF 2024 se odráží i v programu...

Na svůj osobní seznam výjimečných zážitků 2024 si...

Hudba a zednářství mají silné pouto. Jak silné...

Aktuality
Průzkum v Českém Švýcarsku: Národní park je dobrý soused

„Jsou to dva roky, co Národní park České...

„Jak ukazuje hned několik výsledků z reprezentativního šetření,...

Z dotazování vyplynulo, že většina obyvatel obcí národního...

Aktuality
Jak vypadá zaměstnavatel snů podle Čechů?

Pro někoho to může být samozřejmost, ale výplata...

Samotné peníze, ať už jakkoli vysoké, ale nestačí....

Ve vlastním zájmu zaměstnavatelů by mělo rozhodně být...

Role skvělého zaměstnavatele ale tímto nekončí. 87 %...

Pátým pilířem super zaměstnavatele je péče o firemní...

Nejnovější Expertní pohled

Analýzy
Firmy se na nový zákon o kyberbezpečnosti příliš nechystají

Průzkumu se od letošního února do dubna zúčastnilo...

Průzkum také ukázal, že IT experti odpovědní za...

Průzkum se dále zaměřil na rozpočet společností pro...

Pouze 41 % dotázaných firem plánuje využít možnost...

Cestovní ruch
Základní tipy pro kyberbezpečnost na cestách

Kybernetická hygiena je jako ta osobní – základem...

Nejdůležitějším bodem v ochraně proti kybernetickým útokům je „záplatovat“...

Připojení k veřejné Wi-Fi s sebou nese rizika, zejména...

Analýzy
Průzkum CBRE: Věřitelé v Evropě jsou otevřeni podnikání

„Celkem 63 % respondentů předpokládá zvýšení úvěrové aktivity....

Průmyslové nemovitosti a projekty nájemního bydlení jsou nejvíce...

Dvě třetiny dotázaných předpokládají, že požadavky na poskytování...