Digitalizace HR dokumentů z pohledu odborníka

Jednou z hlavních změn, kterou novela přináší, je zjednodušení procesu elektronického uzavírání pracovněprávních dokumentů, a to díky novým pravidlům pro jejich doručování. Tato změna má veliký potenciál výrazně zjednodušit a zrychlit procesy v HR, aspoň do jisté míry.

V Esigno se aktuálně s touto problematikou zabýváme na denní bázi při komunikaci s našimi klienty, kteří si chtějí doposud administrativně náročné HR procesy zjednodušit, a to právě za pomoci této novely. Abychom tedy lépe porozuměli tomu, v čem nám novela pomůže, pojďme se podívat na to, co nám vlastně přináší.

Jedním z hlavních cílů novely je revize toho, co považujeme za tzv. důležité pracovněprávní dokumenty, které musejí být zaměstnanci doručeny ve zpřísněném režimu dle § 334 a následujících zákoníku práce. Důležité dokumenty nyní zahrnují:

• jednostranné ukončovací dokumenty,
• odstoupení nebo odvolání z pozice vedoucího zaměstnance,
• mzdové či platové výměry,
• vytýkací dopisy (dle § 52/f nebo §52/g zákoníku práce).

Tyto důležité dokumenty mohou být zaměstnancům doručeny například za pomocí e-mailu, avšak za dodržení přísných podmínek, které jsou upraveny v § 334 a následujících zákoníku práce. Zejména musí zaměstnanec s doručováním e-mailem písemně souhlasit a zaměstnavatel musí dokument podepsat uznávaným elektronickým podpisem.

Naopak pracovní smlouvy, dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), stejně jako jejich dodatky a dohody o rozvázání pracovního vztahu, již nejsou považovány za důležité dokumenty, které by musely být doručovány v uvedeném zpřísněném režimu.

Jestliže jsou právě uvedené dohody uzavřeny elektronicky, potom postačí, když je jejich vyhotovení zasláno na e-mailovou adresu zaměstnance (který adresu pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil). Důležité také je, že e-mailová adresa musí výhradně patřit zaměstnanci, nesmí se tedy jednat o firemní e-mail zaměstnavatele.

S novými pravidly pro doručování důležitých dokumentů přichází také větší flexibilita v procesu elektronického podepisování takovéto dokumentace.

Důležité dokumenty bude muset zaměstnavatel i nadále opatřovat uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Dobrou zprávou naopak je, že pracovní smlouvy, dodatky a dohody o rozvázání pracovněprávního vztahu nově mohou obě strany podepsat v zásadě i prostým elektronickým podpisem, díky čemuž dokáží nemalou část dokumentace udržet čistě v digitální podobně.

Pro zaměstnavatele je zúžení seznamu důležitých dokumentů významným krokem směrem k vyšší efektivitě a zjednodušení komunikace se zaměstnanci. Velkou většinu pracovněprávních dokumentů jde tak nyní doručovat elektronicky bez větších omezení.

Pro zaměstnance to může znamenat snazší a rychlejší přístup k důležitým pracovním dokumentům, aniž by museli osobně takovou dokumentaci vyzvedávat. Dokumenty mohou být doručeny, jak již zmíněným e-mailem, tak i do datové schránky.

Při správném nastavení procesů lze tak HR agendu výrazně zrychlit a ušetřit si mnoho papírování, je ovšem potřeba stále dbát na správné využití digitálních nástrojů, jaké typy dokumentů doručujeme a jakým typem podpisu je opatřujeme.