Pátek 23. února 2024
ikona hodiny23. 11. 2023 07:05

Digitalizace HR dokumentů z pohledu odborníka

Pokud pracujete v oblasti lidských zdrojů, určitě vás neminula novelizace Zákoníku práce, která přináší poměrně zásadní změny v oblasti digitalizace pracovněprávních dokumentů.

Michal Kuník Michal Kuník autor

Business Development Manager, Esigno

Foto: Shutterstock.com Digitalizace HR dokumentů pohledem odborníka Foto: Shutterstock.com

Jednou z hlavních změn, kterou novela přináší, je zjednodušení procesu elektronického uzavírání pracovněprávních dokumentů, a to díky novým pravidlům pro jejich doručování. Tato změna má veliký potenciál výrazně zjednodušit a zrychlit procesy v HR, aspoň do jisté míry.

V Esigno se aktuálně s touto problematikou zabýváme na denní bázi při komunikaci s našimi klienty, kteří si chtějí doposud administrativně náročné HR procesy zjednodušit, a to právě za pomoci této novely. Abychom tedy lépe porozuměli tomu, v čem nám novela pomůže, pojďme se podívat na to, co nám vlastně přináší.

Zúžení seznamu důležitých pracovních dokumentů

Jedním z hlavních cílů novely je revize toho, co považujeme za tzv. důležité pracovněprávní dokumenty, které musejí být zaměstnanci doručeny ve zpřísněném režimu dle § 334 a následujících zákoníku práce. Důležité dokumenty nyní zahrnují:

  • jednostranné ukončovací dokumenty,
  • odstoupení nebo odvolání z pozice vedoucího zaměstnance,
  • mzdové či platové výměry,
  • vytýkací dopisy (dle § 52/f nebo §52/g zákoníku práce).

Tyto důležité dokumenty mohou být zaměstnancům doručeny například za pomocí e-mailu, avšak za dodržení přísných podmínek, které jsou upraveny v § 334 a následujících zákoníku práce. Zejména musí zaměstnanec s doručováním e-mailem písemně souhlasit a zaměstnavatel musí dokument podepsat uznávaným elektronickým podpisem.

Naopak pracovní smlouvy, dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), stejně jako jejich dodatky a dohody o rozvázání pracovního vztahu, již nejsou považovány za důležité dokumenty, které by musely být doručovány v uvedeném zpřísněném režimu.

Jestliže jsou právě uvedené dohody uzavřeny elektronicky, potom postačí, když je jejich vyhotovení zasláno na e-mailovou adresu zaměstnance (který adresu pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil). Důležité také je, že e-mailová adresa musí výhradně patřit zaměstnanci, nesmí se tedy jednat o firemní e-mail zaměstnavatele.

Vzdálené a elektronické podepisování pracovněprávní dokumentace

S novými pravidly pro doručování důležitých dokumentů přichází také větší flexibilita v procesu elektronického podepisování takovéto dokumentace.

Důležité dokumenty bude muset zaměstnavatel i nadále opatřovat uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Dobrou zprávou naopak je, že pracovní smlouvy, dodatky a dohody o rozvázání pracovněprávního vztahu nově mohou obě strany podepsat v zásadě i prostým elektronickým podpisem, díky čemuž dokáží nemalou část dokumentace udržet čistě v digitální podobně.

Co to znamená pro zaměstnavatele a zaměstnance?

Pro zaměstnavatele je zúžení seznamu důležitých dokumentů významným krokem směrem k vyšší efektivitě a zjednodušení komunikace se zaměstnanci. Velkou většinu pracovněprávních dokumentů jde tak nyní doručovat elektronicky bez větších omezení.

Pro zaměstnance to může znamenat snazší a rychlejší přístup k důležitým pracovním dokumentům, aniž by museli osobně takovou dokumentaci vyzvedávat. Dokumenty mohou být doručeny, jak již zmíněným e-mailem, tak i do datové schránky.

Při správném nastavení procesů lze tak HR agendu výrazně zrychlit a ušetřit si mnoho papírování, je ovšem potřeba stále dbát na správné využití digitálních nástrojů, jaké typy dokumentů doručujeme a jakým typem podpisu je opatřujeme.

Nejnovější články

Pohled z praxe
OZP přispívá na prevenci nejvyšší částkou na jednoho pojištěnce

OZP je dlouhodobě lídrem v modernizacích a využívání nových...

Významnou součástí služeb pro pojištěnce OZP je Asistenční...

Jedním z pilířů zdravotních programů OZP je prevence a...

OZP přinesla na český trh zdravotního pojištění už...

Novinkou roku 2024 je možnost využít kredity na...

Aktuality
Wienerberger obnovuje výrobu v závodech

Od ledna společnost postupně spouští závody v Hranicích,...

Wienerberger také investuje do aktivit spojených s udržitelným...

Rok 2024 bude pro stavební trh rokem očekávání...

Analýzy
Rok 2023: Levnější byty i domy , ceny pozemků dále rostou

„Podle našeho očekávání je cenový pokles u nemovitostí...

Meziroční pokles cen bytů dosáhl vrcholu už ve...

Ceny rodinných domů stoupají dvě čtvrtletí po sobě,...

Samostatnou kapitolou jsou pozemky, jejichž ceny letí dlouhodobě...

Nejnovější Expertní pohled

Expertní pohled
Stavební řízení? Proč jsme vlastně nejpomalejší?

Připomeňme, že podobně jako Česko si vedou v...

Podle nedávné studie představuje stavebnictví v ekonomikách OECD...

Trendy
Digitální proměna: tajemství vaší úspěšné budoucnosti

V návaznosti na toto uvědomění vzniká další otázka. Co...

Možná si kladete otázku, kdy je ten správný...

Určujte si vize a cíle. Když se odhodláme udělat zásadní rozhodnutí...

Klíčem k úspěchu jsou SMART cíle – specifické, měřitelné, dosažitelné,...

Za domem máme kouzelný les, kde chce každý...

Dalším klíčovým prvkem je zapojení všech zúčastněných stran...

Ano, v následném kroku digitální transformace přichází na řadu další podstatná...

Co se tím myslí? Pokud ve vaší firmě chybí potřebné IT...

Co si pod tím představit? Klíčem je podrobný, realistický plán,...

Tým by měl být sestaven standardně – z přirozených...

Člověk se učí celý život. Posledním krokem na cestě...

Na straně zaměstnanců může digitální transformace vyvolávat smíšené...

Expertní pohled
Jak je to s dorovnávací daní?

Zatímco česká dorovnávací daň míří na entity operující...

Nicméně existuje jeden rozdíl mezi daty rozhodnými pro...