Úterý 23. dubna 2024
ikona hodiny31. 5. 2022 11:29

Stavební firmy se zbavují závislosti na papíru

Zatímco v zahraničí je pojem Expense Management zavedený, v České republice si firmy přínos tohoto řešení – na rozdíl od kategorií jako je CRM či eLearning – uvědomují pomaleji. Jedná se přitom o užitečný nástroj, pomocí kterého firmy minimalizují svou závislost na papíru a automatizací výrazně ulehčují procesům spojeným se zaměstnaneckými výdaji.

Pavel Kabelík autor

Foto: Shutterstock.com Byznys se obejde bez papírů Foto: Shutterstock.com

Zbavit se přebytečného papírování chce čím dál více tuzemských společností. Ať už jde o řešení cestovních nákladů, platby za pohonné hmoty či zaměstnanecké výdaje, se všemi těmito procesy se pojí řada úkonů, které přidělávají práci jak samotným zaměstnancům, tak i finančním ředitelům či účetním. Navíc tento způsob zpracování a evidence komplikuje kontrolu vynaložených nákladů, která je v poslední době stále důležitější. Firmy totiž bojují s výrazným zdražováním vstupů a hledají nové cesty, jak ušetřit.

Ve společnosti Cemix, která je předním výrobcem a dodavatelem stavebních materiálů, se trápili se zdlouhavým zadáváním cestovních příkazů a vyplácením náhrad zaměstnancům za hotovostní výdaje. Problém byl podle manažerky pro finance a účetnictví Marty Langové především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna a hlavní pokladna. Dříve se vyplácely cestovní příkazy a hotovostní výdaje zaměstnanců na jednotlivých závodech, ale z důvodů reorganizace se vše centralizovalo do sídla společnosti, a právě proto se začaly částky za hotovostní výdaje zaměstnancům vyplácet do mzdy.

„Na celém procesu bylo nejvíce komplikované předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny,“ vysvětluje Marta Langová. Často se pak stávalo, že doklady nedorazily do závěrky a zaměstnanec tak nedostal vyplaceno včas. Zaměstnancům se také nelíbilo, že svoje prostředky za hotovostní výdaje dostávají až ve mzdě. To vedlo k přání distribuovat finance během měsíce a rychleji než v rámci mzdy.

Se zbytečně složitou administrativou bojovala také společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizace kancelářských interiérů. Firma musela mít dokonce dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek. „Administrativní zátěž způsobovala, že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem, ” říká Tereza Mádrová, finanční ředitelka společnosti CAPEXUS.

Řešením pro obě společnosti byl přechod na předplacené karty, díky kterým se odbourala nutnost hotovostních pokladen. Součástí řešení je také mobilní aplikace, v rámci které mají zaměstnanci i jejich nadřízení přehled o skutečných výdajích a zároveň díky ní digitalizují veškeré účtenky. V neposlední řadě firmám také odpadá nutnost jejich archivace v papírové podobě.

„Firmy nezakládáme kvůli tomu, aby mohly vykazovat, za co jsme utratili firemní peníze, ale abychom dělali svůj byznys. Proto dává smysl vše kolem vykazování zaměstnaneckých výdajů a náhrad zautomatizovat,” říká Petr Herzmann z Fidoo, které v současnosti pomáhá s automatizací zaměstnaneckých výdajů téměř tisícovce tuzemských společností.

Nejnovější články

Expertní pohled
Rok 2027 narovná mzdy mezi muži a ženami

Novinka počítá s transparentností už během náborového pohovoru....

Ačkoli Eurostat uvádí rozdíl ve mzdách mužů a...

Povinné reportování čeká od června roku 2027 firmy...

Změnám šel i bez regulace naproti sektor IT...

Náskok mají také společnosti se sídlem v USA,...

Trendy
Rozmar moderního člověka, nebo udržitelnější způsob nakupování?

Stále více zákazníků si zvyklo pravidelně nakupovat potraviny...

Prvním z důvodů, proč může být rozvoz potravin šetrnější...

K udržitelnosti celého nákupního procesu velkou měrou přispívají také...

Počet automobilů na 1 000 obyvatel v České republice neustále...

Trendy
Revoluční služba Office as a service

Program je platformou pro pronájem zcela kompletní kanceláře...

V roce 2024 je společnost U1 odhodlána i...

Nejnovější Pohled z praxe

Pohled z praxe
Lasvit oceněn na milánském designweeku

V soutěži, v níž se představilo více než...

Výstava představila také nový koncept designu osvětlení Bois...

Vítězství komentuje zakladatel Lasvitu Leon Jakimič: Nejlepší výstava...

Trendy
Pět příkladů, jak umělá inteligence může efektivně pomáhat

Již dnes v mnoha firmách umělá inteligence pomáhá řešit...

Umělá inteligence dokáže velmi rychle zpracovávat rutinní opakované...

AI umí pomoci například s články, blogy, prezentacemi,...

Umělá inteligence může vytvářet obrázky a grafiku na...

AI může být využita jako virtuální asistent, který...

„Umělou inteligenci lze také efektivně využít k brainstormingu...

Pohled z praxe
HOLIDAY WORLD 2024 navštívilo přes 26 tisíc milovníků cestování

Expozice 302 vystavovatelů z 24 zemí světa, na hrubé...

Veletrh HOLIDAY WORLD & REGION WORLD tradičně věnuje...

Návštěvníci z řad široké veřejnosti vyhrávali v rámci HOLIDAY WORLD...

HOLIDAY WORLD & REGION WORLD se konal v...