Pondělí 15. července 2024
ikona hodiny20. 2. 2024 09:07

Razantní škrty? Digitalizace vám sníží firemní náklady dlouhodobě

V době vysoké inflace nemůže spousta firem bez snižování nákladů fungovat. Je přirozené, že jako první přichází na řadu razantní škrty. Existují ale i cesty, jak ušetřit dlouhodobě. Přečtěte si o častých problémech, kterých se firmy zbavují díky digitalizaci a šetří stovky tisíc až miliony korun ročně.

Lubomír Veselý autor

CEO společnosti GRiT

Foto: Grit Razantní škrty? Digitalizace vám sníží firemní náklady dlouhodobě Foto: Grit

Firmy, které dostávají doklady e-mailem nebo poštou, tráví desítky hodin měsíčně jejich přepisováním do účetního nebo ERP systému. To je úmorná práce, kvůli které vznikají chyby. Přepisování zabere firmám stovky hodin měsíčně. Automatizací této činnosti tak ušetří až miliony korun ročně.

Existuje více způsobů, jak se přepisování zbavit. Firmy s velkým množstvím dodavatelů a objemem faktur implementují EDI – technologii pro elektronickou výměnu dokladů ve strukturovaném formátu. Díky ní se mimo jiné údaje z dokladů automaticky přepíšou do podnikového systému.

Například internetový obchod Muziker šetří po zavedení EDI desítky hodin měsíčně.

Firmy používají EDI především pro výměnu dokladů spojených se zbožím. Na ostatní přijaté faktury využívají nástroje pro vytěžení údajů. Ty z přijatých dokladů v e-mailu automaticky vyčtou data a přichystají je k vložení do informačního systému. Zaměstnanec je jen zkontroluje a schválí.

Pomalé schvalování dokladů a ztráta dokumentů

Velká faktura od dodavatele pro některé firmy znamená, že zaměstnanec s dokladem obíhá manažery ve firmě a vyžaduje od nich schválení a podpis. Faktury dlouhé dny leží na stolech nebo se během schvalování ztrácí. Dodavatelé posílají upomínky, lidé místo práce řeší problémy a firma ztrácí peníze a komplikuje si cashflow.

Fyzické schvalování dokladů lze nahradit jednoduchými nástroji pro elektronické schvalování na webu. V systému nastavíte schvalovací procesy pro různé typy dokladů, a jakmile dorazí faktura, systém ji předá schvalovateli. Tomu přijde notifikace na e-mail, fakturu si rozklikne a jedním tlačítkem schválí, čímž ji odešle na dalšího schvalovatele v řadě. Vše probíhá rychle, přehledně a bez ztrát.

Podobné řešení používá JABLOTRON ALARMS, který zkrátil schvalovací proces ze dnů na hodiny.

Regály s papírovými doklady a vysoké náklady na tisk

Doklady vám chodí elektronicky, ale následně si je vytisknete a založíte do šanonů. Pokud takto řešíte desítky nebo stovky dokladů denně, přidáváte si práci a zbytečně utrácíte za papír, tisk i prostory pro jejich skladování. Ve velkých firmách mohou tyto náklady šplhat do desítek tisíc korun měsíčně.

Spousta nástrojů, včetně EDI, umožňuje bezpečnou elektronickou archivaci dokladů v souladu s legislativou. Pokud navíc doklady evidujete elektronicky, dohledáte je do minuty a nemusíte kvůli nim listovat šanony.

Pomalé vychystávání objednávek a vysoká chybovost

Sklad je místo, kde má digitalizace obrovský dopad na náklady a efektivitu práce. Typický scénář vypadá takto: Každé ráno si skladníci vytisknou objednávky, postupně odbavují jejich položky a po skladu se zbytečně nachodí.

Rozmístění zboží skladníci často evidují pouze v hlavě, takže když onemocní, musí se noví zaměstnanci zdlouhavě zaučovat. Když skladníci navíc hledají mezi stejnými mikinami konkrétní velikost, snadno udělají chybu – a to přidává další práci. Pokud se firma rozrůstá nebo přijde špička, je to dlouhodobě neúnosné. Společnosti musí najímat další skladníky, nebo zavést chytřejší řešení.

Pro zefektivnění expedice i snížení chybovosti firmy využívají čtečky čárových kódů a řízené sklady (WMS). Vychystávání probíhá tak, že skladníkům do čteček nebo smartphonů chodí objednávky, které postupně odbavují. WMS je navádí po skladu a po načtení čárového kódů potvrdí, že má skladník správný kus. WMS umožňuje také vychystávat několik objednávek naráz, a odbavovat je tak mnohonásobně rychleji.

Firmy pomocí WMS snižují chybovost pod 1 % a zároveň šetří úvazky, které je vyjdou na desítky tisíc korun měsíčně. Toto řešení zavedl například e-shop Bosonožka, který tak zrychlil vyřizování vratek o 65 %.

Nejnovější články

Aktuality
Originalita v kultuře: Symfonie zednářů, Mozart i Ellington

Každý zná osm tónů stupnice, ale jen genius...

Téma LVHF 2024 se odráží i v programu...

Na svůj osobní seznam výjimečných zážitků 2024 si...

Hudba a zednářství mají silné pouto. Jak silné...

Aktuality
Průzkum v Českém Švýcarsku: Národní park je dobrý soused

„Jsou to dva roky, co Národní park České...

„Jak ukazuje hned několik výsledků z reprezentativního šetření,...

Z dotazování vyplynulo, že většina obyvatel obcí národního...

Aktuality
Jak vypadá zaměstnavatel snů podle Čechů?

Pro někoho to může být samozřejmost, ale výplata...

Samotné peníze, ať už jakkoli vysoké, ale nestačí....

Ve vlastním zájmu zaměstnavatelů by mělo rozhodně být...

Role skvělého zaměstnavatele ale tímto nekončí. 87 %...

Pátým pilířem super zaměstnavatele je péče o firemní...

Nejnovější Pohled z praxe

Trendy
Umělá inteligence se čile zabydluje ve firmách

AI může být využita jako virtuální asistent, který...

AI se stává nepostradatelným spolupracovníkem při tvorbě obsahu,...

„Manuálně přepisovat, sdílet a zpětně vyhledávat různé reporty,...

Umělá inteligence může vytvářet obrázky a grafiku na...

AI také hraje klíčovou roli v brainstormingu a...

Videa & Podcasty
Jak firemní kultura ovlivňuje zdraví zaměstnanců

1:20 Co je Feel Good Company 2:00 Mají...

Expertní pohled
Investování po česku: kralují nemovitosti

Investování se v České republice stává stále populárnějším...

Možností, jak své finance ochránit, je mnoho, od...

Jednou z platforem, která nabízí mikroinvestice do nemovitostí,...