Středa 24. dubna 2024
ikona hodiny20. 2. 2024 09:07

Razantní škrty? Digitalizace vám sníží firemní náklady dlouhodobě

V době vysoké inflace nemůže spousta firem bez snižování nákladů fungovat. Je přirozené, že jako první přichází na řadu razantní škrty. Existují ale i cesty, jak ušetřit dlouhodobě. Přečtěte si o častých problémech, kterých se firmy zbavují díky digitalizaci a šetří stovky tisíc až miliony korun ročně.

Lubomír Veselý autor

CEO společnosti GRiT

Foto: Grit Razantní škrty? Digitalizace vám sníží firemní náklady dlouhodobě Foto: Grit

Firmy, které dostávají doklady e-mailem nebo poštou, tráví desítky hodin měsíčně jejich přepisováním do účetního nebo ERP systému. To je úmorná práce, kvůli které vznikají chyby. Přepisování zabere firmám stovky hodin měsíčně. Automatizací této činnosti tak ušetří až miliony korun ročně.

Existuje více způsobů, jak se přepisování zbavit. Firmy s velkým množstvím dodavatelů a objemem faktur implementují EDI – technologii pro elektronickou výměnu dokladů ve strukturovaném formátu. Díky ní se mimo jiné údaje z dokladů automaticky přepíšou do podnikového systému.

Například internetový obchod Muziker šetří po zavedení EDI desítky hodin měsíčně.

Firmy používají EDI především pro výměnu dokladů spojených se zbožím. Na ostatní přijaté faktury využívají nástroje pro vytěžení údajů. Ty z přijatých dokladů v e-mailu automaticky vyčtou data a přichystají je k vložení do informačního systému. Zaměstnanec je jen zkontroluje a schválí.

Pomalé schvalování dokladů a ztráta dokumentů

Velká faktura od dodavatele pro některé firmy znamená, že zaměstnanec s dokladem obíhá manažery ve firmě a vyžaduje od nich schválení a podpis. Faktury dlouhé dny leží na stolech nebo se během schvalování ztrácí. Dodavatelé posílají upomínky, lidé místo práce řeší problémy a firma ztrácí peníze a komplikuje si cashflow.

Fyzické schvalování dokladů lze nahradit jednoduchými nástroji pro elektronické schvalování na webu. V systému nastavíte schvalovací procesy pro různé typy dokladů, a jakmile dorazí faktura, systém ji předá schvalovateli. Tomu přijde notifikace na e-mail, fakturu si rozklikne a jedním tlačítkem schválí, čímž ji odešle na dalšího schvalovatele v řadě. Vše probíhá rychle, přehledně a bez ztrát.

Podobné řešení používá JABLOTRON ALARMS, který zkrátil schvalovací proces ze dnů na hodiny.

Regály s papírovými doklady a vysoké náklady na tisk

Doklady vám chodí elektronicky, ale následně si je vytisknete a založíte do šanonů. Pokud takto řešíte desítky nebo stovky dokladů denně, přidáváte si práci a zbytečně utrácíte za papír, tisk i prostory pro jejich skladování. Ve velkých firmách mohou tyto náklady šplhat do desítek tisíc korun měsíčně.

Spousta nástrojů, včetně EDI, umožňuje bezpečnou elektronickou archivaci dokladů v souladu s legislativou. Pokud navíc doklady evidujete elektronicky, dohledáte je do minuty a nemusíte kvůli nim listovat šanony.

Pomalé vychystávání objednávek a vysoká chybovost

Sklad je místo, kde má digitalizace obrovský dopad na náklady a efektivitu práce. Typický scénář vypadá takto: Každé ráno si skladníci vytisknou objednávky, postupně odbavují jejich položky a po skladu se zbytečně nachodí.

Rozmístění zboží skladníci často evidují pouze v hlavě, takže když onemocní, musí se noví zaměstnanci zdlouhavě zaučovat. Když skladníci navíc hledají mezi stejnými mikinami konkrétní velikost, snadno udělají chybu – a to přidává další práci. Pokud se firma rozrůstá nebo přijde špička, je to dlouhodobě neúnosné. Společnosti musí najímat další skladníky, nebo zavést chytřejší řešení.

Pro zefektivnění expedice i snížení chybovosti firmy využívají čtečky čárových kódů a řízené sklady (WMS). Vychystávání probíhá tak, že skladníkům do čteček nebo smartphonů chodí objednávky, které postupně odbavují. WMS je navádí po skladu a po načtení čárového kódů potvrdí, že má skladník správný kus. WMS umožňuje také vychystávat několik objednávek naráz, a odbavovat je tak mnohonásobně rychleji.

Firmy pomocí WMS snižují chybovost pod 1 % a zároveň šetří úvazky, které je vyjdou na desítky tisíc korun měsíčně. Toto řešení zavedl například e-shop Bosonožka, který tak zrychlil vyřizování vratek o 65 %.

Nejnovější články

Expertní pohled
Rok 2027 narovná mzdy mezi muži a ženami

Novinka počítá s transparentností už během náborového pohovoru....

Ačkoli Eurostat uvádí rozdíl ve mzdách mužů a...

Povinné reportování čeká od června roku 2027 firmy...

Změnám šel i bez regulace naproti sektor IT...

Náskok mají také společnosti se sídlem v USA,...

Trendy
Rozmar moderního člověka, nebo udržitelnější způsob nakupování?

Stále více zákazníků si zvyklo pravidelně nakupovat potraviny...

Prvním z důvodů, proč může být rozvoz potravin šetrnější...

K udržitelnosti celého nákupního procesu velkou měrou přispívají také...

Počet automobilů na 1 000 obyvatel v České republice neustále...

Trendy
Revoluční služba Office as a service

Program je platformou pro pronájem zcela kompletní kanceláře...

V roce 2024 je společnost U1 odhodlána i...

Nejnovější Pohled z praxe

Pohled z praxe
Lasvit oceněn na milánském designweeku

V soutěži, v níž se představilo více než...

Výstava představila také nový koncept designu osvětlení Bois...

Vítězství komentuje zakladatel Lasvitu Leon Jakimič: Nejlepší výstava...

Trendy
Pět příkladů, jak umělá inteligence může efektivně pomáhat

Již dnes v mnoha firmách umělá inteligence pomáhá řešit...

Umělá inteligence dokáže velmi rychle zpracovávat rutinní opakované...

AI umí pomoci například s články, blogy, prezentacemi,...

Umělá inteligence může vytvářet obrázky a grafiku na...

AI může být využita jako virtuální asistent, který...

„Umělou inteligenci lze také efektivně využít k brainstormingu...

Pohled z praxe
HOLIDAY WORLD 2024 navštívilo přes 26 tisíc milovníků cestování

Expozice 302 vystavovatelů z 24 zemí světa, na hrubé...

Veletrh HOLIDAY WORLD & REGION WORLD tradičně věnuje...

Návštěvníci z řad široké veřejnosti vyhrávali v rámci HOLIDAY WORLD...

HOLIDAY WORLD & REGION WORLD se konal v...