Exkluzivní pohled experta: Budoucností je hybridní práce

Ten představuje na jedné straně velkou výzvu v oblasti zachování sociálních vazeb mezi zaměstnanci, jejich motivace a angažovanosti, a na straně druhé také potřebu změny myšlení firem a prostor pro nové využití technologií.

Nucené experimentování, kterým si společnosti loni i letos vinou covidu prošly, přineslo několik ponaučení. Především se ukázalo, že firmy musí pro zajištění své konkurenceschopnosti více než kdy jindy respektovat prostý fakt, že není spokojených zákazníků bez spokojených zaměstnanců. Nezvládnutý přechod na vzdálený nebo hybridní režim přitom zaměstnaneckou zkušenost značně pošramotil.

Tím nemyslím to, že zaměstnanci neměli vždy k dispozici odpovídající technologické nebo ergonomické vybavení, ale spíše potíže s odpojením, pracovní jet lag, snížení sounáležitosti s firmou nebo ochlazení sociálních vazeb i celkové atmosféry ve firmách. Všechny tyto faktory se přímo začaly promítat do motivace a angažovanosti zaměstnanců, soudržnosti týmů i celé firmy.

Jedním z hlavních rizik, které ohrožuje úspěch hybridní práce, je smazání hranice mezi soukromým a pracovním životem. Práce se najednou objevila v rodinné, osobní sféře, v intimním prostoru člověka. To zásadně narušilo dosavadní rovnováhu mnoha zaměstnanců.

Převedením práce z kanceláří do lidských domovů jsme také odstranili rutinu spojenou s ranním chystáním do práce, s oblékáním, s cestou do práce, s přejezdy mezi schůzkami i dalšími pracovními zvyky a rituály.

S pracovními rytmy úzce souvisí i narušení hygieny života. Ať už tím, že vstáváme později a dopřáváme si během dne více nečinnosti, nebo naopak začínáme pracovat dříve a končíme později.

Práce pak má dopad na osobní čas a vede k biologické, fyzické, emoční a kognitivní desynchronizaci. Zkrátka se cítíme tak, jako bychom neustále měli jet lag. Pracujeme, když bychom měli být s rodinou, uklízíme, když bychom měli pracovat, doháníme resty, když naše tělo potřebuje spát.

Ukázalo se také, že vedoucí pracovníci mají po přivyknutí na vzdálenou práci tendenci přecházet na přístup bez hranic, kdy zaměstnanci pracují kdekoli a kdykoli. Tato flexibilita orientovaná na výsledky skutečně přináší výhody. Studie ukazují, že odborníci pracující na dálku, kteří jsou svědomití a vysoce ztotožněni se svou prací, jsou motivováni k dlouhé pracovní době, zejména pokud jim odpadá dojíždění do práce a povídání u kávy.

Pro zaměstnavatele jsou výhodou i náklady ušetřené díky zmenšení kancelářských prostor. Přesto může práce bez hranic zaměstnavatele dlouhodobě poškodit, i když si to neuvědomuje. Nedávné zprávy například naznačují, že navzdory vysoce lukrativnímu platu jsou nyní pracovní místa v investičním bankovnictví mezi mladými profesionály méně oblíbená kvůli dlouhé pracovní době, nedostatku rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem a kultuře práce.

Přestože tedy práce na dálku přináší zaměstnancům některé výhody, důkazy naznačují i řadu nevýhod, pokud se jedná o práci bez omezení 24 hodin denně, 7 dní v týdnu. Bezhraniční flexibilita vyčerpává osobní čas, zaměstnanci jsou více ohroženi propouštěním, nižším hodnocením a nižší mzdou, protože jsou méně sociálně propojeni s kolegy. Přístup práce bez hranic může také zvyšovat izolaci, příznaky deprese a přepracovanost.

Kromě narušení určitých pracovních rytmů došlo také k omezení společného neformálního času s kolegy. Odpadla ranní káva či společný oběd se šéfem. Přitom právě tyto chvíle tvoří pracovní atmosféru, pomáhají stmelovat, posilují motivaci i angažovanost lidí. Až časem se ukázalo, že při vzdálené práci nestačí pokrýt technologiemi ryze pracovní záležitosti a schůzky, ale že je nezbytné tyto technologie využít i k posilování týmové atmosféry.

Prozíravé firmy proto začaly zavádět iniciativy na udržení vazeb v rámci svých týmů. Nepracovní chatovací místnosti, virtuální pozvání na společný oběd, shromáždění u virtuálního kávovaru nebo herní zpracování některých pracovních postupů. Všechny tyto aktivity dokázaly přerušit monotónnost někdy nekonečných videokonferencí, narušily pocit izolace a podpořily soudržnost firem a týmů.

Komunikace ostatně neutrpěla hybridizací práce jen na neformální úrovni. Velmi problematická se v profesní rovině ukazuje zejména oblast zpětné vazby. Průzkumy totiž ukazují, že většina zaměstnanců stále absolvuje ve své firmě roční pohovor. Tedy systém, který však 70 % HR považuje za neúčinný.

Aby společnost mohla znát zaměstnaneckou zkušenost v hybridním režimu, musí postupně rozvíjet kulturu zpětné vazby. Zásadní je navázání každodenního kontaktu s týmem. I když jde třeba jen o 2 či 3 minuty, stačí to, aby si manažer udělal představu o stavu svých podřízených. Je třeba číst z výrazu, tónu hlasu, držení těla, stavu mysli a sledovat další signály. Právě tato pravidelnost umožňuje zaměstnanci od začátku vztahu na dálku pochopit, že manažer je tu pro něj vždy k dispozici, i když ho fyzicky nevidí

Jedná se o malé, velmi symbolické částice, které se ale počítají a jsou svým způsobem úsporným opatřením před problémy. Z praxe vyplývá, že takto skvěle v pandemii zareagovali stejní manažeři, kteří nastavili tuto rutinu už dříve v kancelářích. V běžném režimu přijdou za svými lidmi, aby je pozdravili, zeptali se, jak se jim daří, nabídli jim potkat se během týdne, když bude třeba. Kolikrát stačí pár jednoduchých otevřených otázek: „Jsi v pořádku?“, „Potřebuješ ode mě něco?“

Zavést tento režim i při vzdálené práci je nezbytná prevence. Vedle individuálních pohovorů s vedoucím pracovníkem nebo diskuse u kulatého stolu na konci setkání nabízí digitální nástroje řadu nových podob dávání zpětné vazby. Zrealizovat lze rychlý online průzkum, využít se dají i specializované moduly určené k pokládání dotazů na zaměstnavatele nebo lze dokonce poslat GIF na interní sociální síti.

Zpětná vazba totiž samozřejmě nespočívá jen v kritice a bodech ke zlepšení. Je to také způsob, jak ocenit práci zaměstnanců a pogratulovat jim. Pro 70 % zaměstnanců je uznání v práci dokonce jedním z prvních kritérií úspěšného zaměstnání.

V mnoha firmách šéfové přitom i za normálních okolností pochvalami dost šetří, v hybridní práci je pak situace ještě horší a pochvaly jako by se v některých společnostech snad úplně vytratily. Není divu, že právě možnost udělit pochvalu i virtuálně, ať už soukromě nebo veřejně, je mezi zaměstnanci jednou z nejoblíbenějších digitálních utilit, které ve virtuálním firemním prostředí registrujeme.