Úterý 28. května 2024
ikona hodiny20. 1. 2022 11:15

Obchodní jednání se zahraničním partnerem v době koronaviru

Opatření kvůli pandemii v České republice se spíše zpřísňují, situace ve světě ale není stejná. Mnoho zemí světa zavádí ještě přísnější ochranná opatření proti šíření nemoci covid-19 a zejména novým typům viru, některé země tato opatření pomalu odstraňují.

Soňa Gullová autor

Vysoká škola mezinárodních a veřejných vztahů

Foto: Shutterstock.com Zahraniční obchod v době pandemie Foto: Shutterstock.com

Mnohé země propagují a zavádějí i povinná očkování či přeočkování. Ačkoliv opatření nejsou tak restriktivní jako v průběhu první vlny pandemie, výrazně ovlivňují aktivity mnohých firem dodnes. I v této době je však nutné, aby se naši exportéři snažili udržet své obchodní partnery, zůstali v kontaktu se stávajícími zákazníky, ale také neustále hledali i nové kupující a odběratele doma i v zahraničí. Není to snadné, ale je to možné. I firmy se musí připravit a žít v nové normalitě. Nelze počítat pouze s navazováním osobních vztahů s novými obchodními partnery, s osobním projednáváním podmínek obchodu například na veletrzích či výstavách či v průběhu služebních cest do daných teritorií. Celosvětově firmy stále více využívají výhod elektronického obchodování.

Služební cesty do zahraničí v době pandemie

Zavedená celosvětová opatření výrazně omezují nejen cestovní ruch, ale i možnost služebních, obchodních, podnikatelských cest. Návštěvy obchodních partnerů a osobní sjednávání nových zakázek – je někdy prakticky nemožné.  Situaci komplikují i značné omezení letecké dopravy. Ministerstvo zahraničních věcí ČR proto nabízí podnikatelům a obchodníkům službu Obchodní cesty. Tento projekt obsahuje velmi aktuální informace o zemích, které neumožňují vstup na své území občanům a rezidentům České republiky, dále seznam států, která uplatňují vůči ČR specifická pravidla pro vstup na jejich území i seznam zemí kam je možné cestovat bez omezení. Uvádí také podmínky, kam a kdy je možné cestovat i do rizikových zemí z naléhavých důvodů (pracovních i obchodních), pokud pobyt v zemi nepřesáhne 24 hodin apod. Na asistenční službu Obchodní cesty je možné se obrátit i v průběhu vzniklých komplikací při služebních cestách v zahraničí. MZV ČR spustilo také speciální informační telefonní linku (+420 224 183 200) pro cesty do zahraničí.

Při plánování cesty a těsně před cestou je proto nutné zkontrolovat aktuálně platné předpisy a podmínky pro cestování i pravidla, které je nutno v souvislosti s pandemií v dané zemi dodržovat, neboť se často mění. Do některých zemí v současné době mohou naši občané vycestovat bez omezení, ale pravidla platná na místě nám mohou pobyt v této zemi úplně znemožnit, nemluvě o byznysových plánech a obchodních setkáních. K takovým pravidlům patří například: omezení volného pohybu osob, uzavření hotelů a restaurací, omezení dalších služeb, úplný lockdown a podobně. Při nepříznivé epidemiologické situaci či v době nouzového stavu, jež v mnohých zemích mohou panovat, se doporučuje do daných teritorií necestovat vůbec nebo jenom v nejnutnějších případech s ukončeným očkováním. S podrobnými informacemi o situaci v zemi je možné se seznámit mimo jiné na stránkách našich zastupitelských úřadů.

Vyjednávání se zahraničními partnery v době pandemie – online jednání

I když opatření kvůli pandemii koronaviru ve světě i u nás postupně střídavě polevují a zpřísňují, pro mnohé firmy znamenají stále velmi výrazná omezení. Situace v nových podmínkách se dotýká i možností obchodního vyjednávání a firmy se těmto podmínkám musí přizpůsobit a naučit se, jak navázat či udržet business i v této době, jak využít času a připravit se lépe na budoucí jednání. I když se zlepšila jazyková schopnost našich podnikatelů, interkulturní připravenost tuzemských obchodníků na cizí trhy je dosud slabá, často nemají promyšlené strategie ani provedenou analýzu konkurence, malá je i přitažlivost propagačních materiálů.  Firmy také nemají v řadě zemí s jednáním a s realizací obchodních vztahů zkušenosti, přicházejí na jednání nedostatečně připraveny, nedokážou se vhodně prezentovat zejména na trzích, kde dosud nepodnikaly, podceňují marketingovou přípravu a nezamýšlí se nad důsledky některých rozhodnutí atd. Svoji pomoc jim nabízejí nejen v době pandemie i kanceláře Czechtrade v zahraničí, a to většinou bezplatně. Je nám samozřejmě všem jasné, že online vyjednávání nikdy určitě nenahradí osobní vyjednávání. ale také již nikdy nevymizí.

Naučit se jednat online je věc, která se hodí i jindy než v situaci ohrožení pandemií covid-19 či jinými mutacemi této virové nákazy. Většina i českých manažerů má již několikaleté zkušenosti s programem Skype či Google Hangout a dalšími. Oba systémy mají své výhody i nevýhody. Dnes firmy, vysoké školy, státní instituce a další organizace mají spíše v oblibě služby Zoom či MS Teams, které se využívají i při konání velkých multiraterálních zasedáních a mezinárodních konferencích. Vzhledem k tomu, že čas i cestování jsou stále dražší, je velmi pravděpodobné, že v těchto online vyjednáváních budeme pokračovat.

Jak však vyjednávat online a na co se připravit v době pandemie coronaviru?

Manažerům lze doporučit dodržování alespoň některých základních pravidel:

  • Připravte si program jednání nejméně 14 dnů předem a rozešlého ho včas i všem účastníkům, aby věděli, o čem se bude jednat. Body programu nelze bez souhlasu druhé strany měnit.
  • Předem zašlete seznam osob Vašeho vyjednávacího týmu včetně jejich funkcí a zjistíme, kdo se bude účastnit z druhé strany. Počet osob na jedné i druhé straně by měl být stejný.
  • Dohodněte termín a dobu jednání. Připravte prezentaci, doplňující dokumenty. připravte si doplňující otázky, promyslete strategie a taktiky, ústupky, cíle.
  • Rozešlete předem všechny podklady k prostudování všem účastníkům.
  • Připojte se k jednání o několik minut dříve. Čekání na opozdilce online je horší než čekání při osobním setkání. Představte svůj vyjednávací tým.
  • Vedoucí týmu řídí jednání – postupuje dle plánu (např. dle zaslaného návrhu smlouvy), hlídá čas, uděluje slovo atd.
  • Pověřený vedoucím týmu píše zápis, nejlépe sdílený dokument – zúčastněné strany mohou navrhovat úpravy.
  • Do debaty se přihlašuje stisknutím symbolu Ručičky nebo v chatu. Pokud se v něčem hlasuje, je nejlepší využít chat a na výzvu předsedajícího napsat do chatu „pro/proti/zdržím se/ nebo nenapsat nic.
  • Jednání ukončí ten, kdo ho zahájil.

I v tomto období však nesmíme zapomínat na své stálé zákazníky a obchodní partnery v zahraničí.  Tyto vztahy je nutno neustále „živit“ a o své zákazníky i v zahraničí neustále pečovat. Nejde pouze o sběr dat, ale také o budování obchodního přátelství a tím k motivování k dlouhodobé spolupráci. Dobré vztahy patří k nehmotným aktivům každé firmy. Je nutné budovat je na důvěře, starat se o ně a udržovat stálý kontakt s obchodními partnery celoročně. Šanci je posílit ale mají české firmy i teď tj. v době pandemie koronaviru. Nejde jenom o zasílání drahých dárků, ale o budování společných hodnot, společných zájmů, rozvíjení touhy po vzájemné důvěře, naplňování slibů, vytváření pozitivní atmosféry, zajímat se o jejich problémy, starosti atd. Tato investice se vám určitě vyplatí.

Příklady vybraných zemí s velkým rozmachem e-commerce

Německo

Aktuální situace nepřeje cestování. Od počátku epidemie do konce listopadu 2021 se nakazilo 4,67 miliónů osob (skutečný počet bude výrazně vyšší), z nichž 96 192 pacientů zemřelo, situace se spíše zhoršuje.  Pravidla pro cestování se často mění.

V Německu ještě i dnes většina administrativních pracovníků pracuje z domova. Home office je dodnes v této zemi velmi rozšířený nebo se kombinuje práce v zaměstnání (2-3 dny) a z domova. Vše se vyřizuje online, osobní jednání a návštěvy nejsou vítané. Nové obchody se uzavírali v průběhu posledního roku sporadicky, je znát velký pokles poptávky, většinou se firmy snažily pouze o dodržování závazků vyplývajících z dříve podepsaných kontraktů. V druhé polovině 2021 dochází k mírnému oživení a k hledání nových dodavatelů. Rozmach je však brzděn nedostatkem a zdražováním některých surovin a komponentů.

Velký rozmach zažívá e-commerce, a daleko více záležitostí se vyřizuje přes telefon. Němci rádi telefonují.  Online prodejů využívá čím dále více kupujících. I vaši potenciální němečtí partneři proto spíše ocení jednání online, zaslání vzorků, certifikátů, podkladů či kompletní kvalitní nabídky předem například poštou či emailem tak, aby je ještě před online jednáním měli k dispozici k posouzení včetně technických údajů neobsažených v katalozích či na webových stránkách. Ověřte telefonicky, zda materiály dostaly. Pokud nemáte přímou linku nebo číslo o telefonu, musíte vždy znát jméno osoby, kterou chcete spojit, jinak Vás často spojit odmítnou.

Němci jsou dnes technicky velmi dobře vybaveni na jednání via skype, MS Teams, Zoom, WhatsApp atd. Rádi si přes webkameru prohlédnou vaši firmu, výrobu, celý sortiment výrobků, možnosti balení, sklady apod. Rádi také telefonují – v němčině.  Nespoléhejte se na to, že se domluvíte anglicky.  Znalost němčiny je vždy výhodou. Jednají sebevědomě, věcně, bod po bodu. Jednají věcně, působí odměřeně, nebojí se konfliktů, jsou dobře argumentačně připraveni. Rozlišujte priority a méně podstatné věci, neodchylujte se od projednávaných otázek, nepřerušujte jednání častými přestávkami.  Vystupujte a jednejte jako důvěryhodný, spolehlivý partner. Dodržte slovo i termín. Velmi důležité jsou pro ně reference. Nejlepší reference jsou z německého trhu nebo z trhů západní Evropy.

Využijte tento čas a připravte se důkladně na vyjednávání. Důležitější než cena, je často pro Němce důvěra v partnera, jeho spolehlivost, dodržení i ústního slibu a přesné dodržení termínů. Veškerá prezentace, katalogy, ceníky a webové stránky musí být v němčině (nechte němčinu zkontrolovat rodilým mluvčím), zkontrolujte, zda webové stránky podávají ucelený přehled o nabízených produktech či službách. Nepodceňujte průzkum trhu, proveďte analýzu konkurence. Zjistěte, jak konkurence prezentuje své výrobky na trhu, za jaké ceny je nabízí, kdo je nabízí, porovnejte kvalitu a zjistěte své silné a slabé stránky atd. Cenu zbytečně nenadsazujte.  Vaší konkurenční výhodou může být design, inovace, poprodejní servis apod. Vyhledávejte nové potenciální partnery, zvažte a prostudujte možnosti trvalého zastoupení na trhu.

Pro vyhledávání kontaktů je možné využít zdarma databázi Wer liefert was?, ve které je zaregistrováno více než 570 000 německých firem. S vyhledáním dalších kontaktů např. z placených databází může pomoci zahraničí kancelář Czechtradu.

I když zakládání poboček a zastoupení je finančně náročné, můžete tím získat lepší renomé, snadnější přístup k zakázkám i vyšší marži. Vzhledem k tomu, že pracovníci jsou doma na „home office“, odpověď na váš email může trvat i více než týden. V případě, že vám potenciální partner neodpovídá, pošlete email znovu a opakovaně telefonujte. Většina veletrhů, kde pravidelně obchodníci setkávají, byla buď zrušena nebo přeložena.

Francie

Většina zaměstnavatelů využívá takzvaný institut částečné nezaměstnanosti, to znamená, že mnoho zaměstnanců pracuje pouze na částečné úvazky (1-3 dny v týdnu), což způsobuje pozdní reakce na emaily, dopisy, nezvedání telefonů a další velké prodlevy v komunikaci a jednání. Země přešla, kde to jen trochu bylo možné, na home office, firmy a organizace přešly na digitální komunikaci uvnitř společností i při jednáních s dodavateli, odběrateli, partnery, zprostředkovateli, včetně těch zahraničních. Celková poptávka a investice ve Francii v době pandemie klesly. Je těžké proniknout na trh, neboť společnosti se nyní bojí měnit dodavatele a obchodní partnery.

Firmám ze zemí Střední a Východní Evropy však může pomoci fakt, že mnohé firmy zvažují zcela nebo alespoň částečně výrobu i dodavatele z Asie zpět do Evropy. Proto je nezbytné, aby se české firmy v tuto dobu soustředily na oslovování nových potenciálních zákazníků, prováděly emailovou kampaň na obecné firemní emaily, nebály se přitom vyplňování formulářů na webových stránkách francouzských firem ve francouzštině a využívaly sociální sítě, například Linkedin, kde má většina manažerů své profily.

Francouzský B2C obchod s produkty a službami je jeden z největších trhů na světě, v roce 2020 byl na druhém místě v Evropě a na pátém na světě, pokud jde o online spotřebu. Trh roste stabilním tempem asi 10 % ročně. Je pravděpodobné, že poroste ještě daleko rychleji. Očekává se, že dopad bude dlouhodobý, neboť nákupní zvyklosti spotřebitelů se tím výrazně změnily, což představuje i nové možnosti pro české firmy zejména s jedinečnými produkty a službami, například i s kvalitními potravinami, které si obyvatelé zvykli objednávat z domova. On line nakupují také oblečení, hračky a hry, boty, high-tech spotřebiče, vybavení domácností, oděvy atd. Roste také B2C nakupování v zahraničí.

Obecně můžeme konstatovat, že francouzské firmy upřednostňují osobní kontakt a v současné době hlavně telefon nebo online rozhovory. Věnujte pozornost přípravě smluv, katalogů, prezentací, webovým stránkám – vše musí být ve francouzštině. Francouzi jsou hrdí na svůj jazyk, neradi jednají v jiných, ani v angličtině. Francouzi si potrpí na design, na konečný vzhled výrobku. Cenu stanovte s přihlédnutím k západoevropské konkurenci, český výrobek nemůže být dražší než německý, španělský či italský. Prokazujte partnerovi respekt, dodržujte formální úroveň vystupování a jednání. Obrňte se trpělivostí, buďte vytrvalí – Francouzi se pomalu a delší dobu rozhodují.  Partnera předem prověřte, pozorně a velmi podrobně prostudujte písemný kontrakt či smlouvu.

Velmi oblíbenými se staly ve Francii tzv. permanentní online veletrhy, kterých se za poplatek mohou účastnit i české firmy. Je nutno počítat s tím, že francouzský trh je náročný a nepříliš nakloněný českému zboží.

Čína

Čína je jedinou velkou zemí, kde nepropukly další silné vlny pandemie a ekonomika se soustředila na restart. Cestovat na jednání do Číny je však stále velmi složité a po příjezdu do Číny je povinná karanténa a testy. Drtivou většinu nových případů tvoří čínští občané vracející se ze zahraničí. Čína zahájila očkování svoji vlastní vakcínou.

Firmám v této době je možné doporučit organizování prezentaci svých produktů prostřednictvím webinářů (nebo se jich účastnit), jiných online prezentací, využívat jednání via Skype, častěji Zoom než MS Teams apod.  Velmi vhodné je v současné době zapojit se do prodeje svých výrobků přes platformy e-commerce (Cross-border e-commerce). Výhodou je, že není nutná fyzická přítomnost v Číně, ani nutnost zakládat firmu, ani certifikovat výrobky, ani mít místního distributora. Prodej přes e-commerce za poslední rok i díky pandemii výrazně roste a skýtá mnoho možností i pro české firmy.  Vybrané české firmy již online nakupování v Číně využívají, poměrně málo firem ale české zboží tímto způsobem v Číně nabízí. Veškeré nabídky či prezentace musí být v čínštině, česká strana musí zajistit i tlumočení při jednání i přes internet, být připravena na opakovaná, nekonečná vyjednávání. Nutné, i když často časově náročné, je prověření čínského partnera, vyžádání referencí nejlépe ze zahraničních trhů či zajištění zdlouhavé certifikace výroků.

Polsko

Polský e-commerce trh představuje velkou příležitost pro naše firmy.  Obliba internetových obchodů a nákupů v Polsku prudce roste. Proniknout na polský e-commerce trh není pro české firmy složité, se skladováním ani s dopravou také nejsou problémy. Hodně důležitou věcí jsou kvalitní překlady do polštiny.

Jde o velký trh s 38 mil. Obyvatel, přičemž asi 84 % z nich používá internet, asi 70 % z tohoto počtu nakupuje online. Asi 3 z 10 uživatelů nakupují v mezinárodních e-shopech se sídlem v zahraničí. V této souvislosti v Polsku roste poptávka po centrech sdílených služeb a zejména outsoursingových služeb pro firmy jako například po právních službách, službách v oblasti výzkumu a vývoje, IT, inženýrských službách a dalších.

Poláci patří k tvrdým obchodníkům, je nutná velmi dobrá příprava. Většina vyjednávání mezi firmami a organizacemi dnes probíhá online. Nutno předem dohodnout jazyk jednání i program jednání. Jsou si vědomi svého velkého trhu, často při jednání s našimi podnikateli či obchodníky vystupují nadřazeně.

Nejnovější články

Komora.cz
„Flexinovela“ zákoníku práce pomůže i rodičům malých dětí

Skloubit péči o děti, zároveň si udržet kontakt...

„Plánované změny pomohou trhu práce v Česku. Zaměstnanci,...

Cestovní ruch
Nekalé praktiky falešných turistických průvodců skončí

Například tržní řád hlavního města Prahy vymezuje území,...

„Jsem rád, že se podařilo najít formulaci, která...

„Od ledna 2025 si slušní poskytovatelé průvodcovských služeb...

Komora.cz
Zaměstnavatelé novelu zákoníku práce uvítají

Současná praxe, kdy může být výpověď z pracovního...

S tím úzce souvisí další změna zákoníku práce,...

Nejnovější Expertní pohled

Expertní pohled
V globální ekonomice narůstá protekcionismus

Nová cla ovlivní asi jen 4 % celkových...

V případě evropského sektoru automotive hrozí ještě agresivnější...

Expertní pohled
Jak se nestát terčem podvodů

K tématu šedé zóny novodobých investičních příležitostí promlouvá...

Šedá zóna investic se vztahuje k situacím, kdy...

Současný trh investic zůstává víceméně stabilní, i když...

Z některých názorů může vyplývat, že povinnost mít ISIN...

Pro nezkušené investory je důležité dodržovat několik základních...

Pamatujte, že pokud něco zní příliš dobře na...

Bondbot představuje společnost pro emisi dluhopisů, která vznikla...

Expertní pohled
Nad očekávání svižný růst mezd ECB od redukce sazeb neodradí

K dispozici je zatím pouze minimum tvrdých dat...

Tento pozitivní impuls do spotřebitelské poptávky ale dělá...