Firmy by si měly zkontrolovat údaje o skutečných majitelích

Systém evidence skutečných majitelů je nástrojem státu pro boj s praním špinavých peněz a financováním terorismu. Povinnost zapsat skutečného majitele se týká českých právnických osob již několik let, od letošní novelizace se tato povinnost nově vztahuje také na dříve nezahrnuté entity, jako jsou církve, politické strany či společenství vlastníků jednotek.

V případě, že nebude mít entita zapsaného svého skutečného majitele, může se dostat do velkých problémů. Málo kdo ví, že zápis skutečného majitele kontrolují mimo jiné také banky, přičemž absence zápisu může společnost připravit o financování, i když má všechny ostatní dokumenty v pořádku. Také zadavatelé veřejných zakázek mají povinnost ověřovat zápis skutečného majitele v rámci evidence a v případě nesplnění zákonných podmínek může být takový soutěžitel ze zadávacího řízení vyloučen. Další omezení se týkají samotných skutečných majitelů společností. Těm může být v důsledku absence jejich zápisu v evidenci znemožněno hlasovat na valné hromadě, případně jim nemůže být vyplácen podíl na zisku společnosti, v níž jsou sice skutečnými majiteli, avšak nejsou zapsáni v evidenci. Takový stav může být pro typickou českou společnost s většinovým společníkem naprosto zásadní. Aktualizace zápisu musí proběhnout do 30 dnů ode dne vzniku postavení skutečného majitele společnosti. K nápravě chybného stavu může být společnost vyzvána také rejstříkovým soudem, přičemž v případě, že chybný stav ani po výzvách nenapraví, může ve výjimečných případech dostat až půlmilionovou pokutu.

Jestliže společnost zapsala svého skutečného majitele do evidence již dříve a současně si nastavila funkci automatického průpisu údajů, pak jsou v případě jednoduchých vlastnických struktur změny propisovány do evidence automaticky v důsledku změn v obchodním rejstříku. Takový zápis stačí po přijetí novely a dále po každé relevantní změně ve struktuře společnosti pouze zkontrolovat a ověřit, že odpovídá zákonným požadavkům. Pokud ale společnost zadala do evidence údaje tzv. manuálním zápisem, je potřeba provést jakékoliv změny opět manuálně, přičemž lze do budoucna doporučit zajistit spuštění automatického průpisu (umožní-li to povaha a struktura společnosti).

Ne vždy je však možné změny do evidence zanést prostřednictvím automatického průpisu.  Společnosti se složitější strukturou, například akciové společnosti, kde je mnoho malých akcionářů, musí řešit svůj zápis zpravidla manuálně, a to přes notáře nebo rejstříkový soud. V případě, že není v rámci takové struktury možné určit skutečného majitele, zapisuje se jako náhradní skutečný majitel u takové společnosti osoba v jejím vrcholovém vedení.

Zápis změn do evidence skutečných majitelů dle novelizované úpravy je možné provádět od počátku listopadu. Oslovení právní poradci důrazně doporučují všem dotčeným právnickým osobám ověření zapsaných údajů, případně jejich aktualizaci. Zákonem navázané sankce totiž mohou ohrozit jejich samotné fungování.