Středa 19. června 2024
ikona hodiny16. 1. 2024 08:24

AI ovlivňuje efektivitu pracovních schůzek

Porady a interní schůzky jsou nezbytnou součástí pracovního života, ale také často zdrojem frustrace, ztráty času a nízké produktivity. Umělá inteligence (AI) v tomto může pomoci, zejména při efektivním plánování a vyhodnocování. Dokáže dokonce i poradit, co zlepšit.

Petr Jarkovský autor

Foto: Shutterstock.com AI ovlivňuje efektivitu pracovních schůzek Foto: Shutterstock.com

Interní firemní nebo týmové porady bývají občas zdlouhavé a neefektivní. Každý si jistě ze své zkušenosti na mnohé vzpomene. Do práce a průběhu porad však, lze dnes již jednoduše zapojit nástroje s umělou inteligencí. A to jak u schůzek, které probíhají online, tak i u těch hybridní formou či fyzicky.

„Zatímco v prvních dvou případech je nástroj k použití přímo v rámci videokonference, při fyzické poradě v kanceláři ji lze zapojit pomocí nahrávání porady. Chytré kamery, nástroje pro rozpoznávání a analýzu hlasu a AI aplikace identifikují jednotlivé účastníky v rámci místnosti a poskytují jim zpětnou vazbu, podporu a doporučení pro zlepšení komunikace, prezentace a spolupráce,“ říká Michal Černý ze společnosti Audiopro.

Plánování a organizace meetingů

Umělá inteligence pomůže už na začátku, a to při plánování interní schůzky či porady. Někdy to může být šichta sladit termíny, preference a dostupnost více účastníků. „Umělá inteligence dokáže usnadnit tento proces tím, že sladí kalendáře, e-maily a chaty a pomůže k automatickému zjištění a navržení optimálního času a místa pro schůzku. Dokáže také použít historická data a analýzu chování k předpovězení vhodné délky schůzky,“ říká Jan Dvořák z Počítačové školy GOPAS.

V průběhu meetingu se může stát, že některý z účastníků vypadne z online diskuze kvůli nekvalitnímu připojení k internetu a ostatní si toho ani nevšimnou, neporozumí komunikaci kvůli jazykové bariéře nebo se z nějakého důvodu nezapojí aktivně. I v tomto umí umělá inteligence pomoci. Dokáže sledovat kvalitu připojení a v případě problému jej nahlásí či vyřeší, vytvoří překlad, transkripci a případně i titulky tak, aby byla diskuze pro všechny srozumitelná. A v neposlední řadě sleduje a hodnotí zapojení účastníků a navrhuje, jak případně zvýšit úroveň zapojení.

Shrnutí a hodnocení meetingů

Také vyhodnocení schůzky či porady může být obtížné a časově náročné, pokud je třeba shromáždit, analyzovat a využít zpětnou vazbu, data a poznatky z meetingů. „I tuto práci může AI pomoci usnadnit. Posbírá a zpracuje zadaná data, vyhodnotí je a shrne dle potřeby. Vytvoří zápis, výsledky dokáže nabídnout i formou vizualizace a pokud budete chtít navrhne i možná zlepšení do budoucna,“ říká Michal Černý z Audiopro.

Shrnutí může být užitečné i pro ty, kdo se schůzky nemohli zúčastnit a díky němu pak mají přehled o probíraných tématech a posunech v jednotlivých projektech. Je samozřejmě užitečné i pro ty, kdo se zúčastnili, protože se mohou k věci vrátit případně si na záznamu jednání celou věc následně osvěžit a znovu projít.

Povede k větší efektivitě

Umělá inteligence, když je vhodným způsobem používána při plánování, organizaci, průběhu i při zpětném zhodnocení pracovních schůzek, může velmi pomoci.

„V našem týmu jsem v posledních letech hodně věnovali maximálnímu využití technologií včetně AI. A nyní nám pomáhají na mnoha místech, i při poradách. Chytré technologie a nástroje nám šetří čas, myslí na termíny a automaticky provádí úkoly, které by člověku jinak zabraly hodiny práce. Zaměstnanci se pak nemusí zdržovat sledováním detailů, ale mohou se věnovat práci, ve které jsou nenahraditelní,“ říká Ruslan Skopal CEO a spolumajitel Trenýrkárna.cz.

Je třeba se připravit

To samozřejmě ale nejde jen tak. Zaměstnanci se musí s těmito nástroji sžít a naučit se s nimi vhodně pracovat. „Zaměstnanci musí být schopni se rychle přizpůsobovat technologickému pokroku a využívat nové nástroje a technologie. Jedním z klíčových prvků současného technologického vzestupu je umělá inteligence, která otevírá dveře do nových možností a transformuje způsob, jakým žijeme a pracujeme,“ říká Jan Dvořák z Počítačové školy GOPAS a dodává: „Vzdělávání se, jak využívat nové technologie, jako je umělá inteligence, není jen o tom být moderní nebo inovativní. Je to investice do pracovní budoucnosti a do profesního rozvoje každého zaměstnance.“

Umělá inteligence je při vhodném využití silným nástrojem, který může pomoci zvýšit efektivitu a produktivitu meetingů. AI může pomoci s celým procesem a zároveň zlepšit kvalitu, výsledky a spokojenost účastníků. Umělá inteligence však není zázračným řešením, které by nahradilo lidský faktor, ale spíše doplňkem, který by ho podpořil a vylepšil. Proto je důležité používat AI s rozumem, odpovědností a etikou, a neustále sledovat a hodnotit její dopady a přínosy.

Články autora Petr Jarkovský

Nejnovější články

Expertní pohled
Fed sazby letos už moc snižovat nebude

Přitom na začátku roku investoři do svých očekávání...

Americká měnová autorita ve středu ponechala svou hlavní...

Cestovní ruch
Letiště Praha produkuje jen čtvrtinu emisí CO₂ oproti dřívějšku

„Nejprve jsme se zaměřili na snižování dopadů na...

Letiště Praha využívá hned několik projektů, které mu...

Aktuality
Otevřela se nová laboratoř užitečná pro léčbu rakoviny

Laboratoř v Řeži bude po skončení testovacího provozu dodávat...

Radionuklid aktinium-225 (225Ac) je jedním z nejslibnějších zdrojů tzv....

Dohoda o spolupráci mezi Ústavem jaderné fyziky AV...

Nejnovější Expertní pohled

Expertní pohled
Fed sazby letos už moc snižovat nebude

Přitom na začátku roku investoři do svých očekávání...

Americká měnová autorita ve středu ponechala svou hlavní...

Expertní pohled
O francouzských volbách, udržitelnosti dluhu a roli ECB

Trhy obecně nemají rády nejistotu, a ta je...

Dobrou zprávou je, že zatím nedochází k přelivu...

Cestovní ruch
Češi plánují na dovolené více utrácet

Podíl těch, kteří si chtějí užít letní období...

Jak už bylo uvedeno – Češi preferují odpočinkovou...

V rámci celkových výdajů za dovolenou Češi nejvíce utratí...

Výzkum ukázal, že Čechy stále více zajímá při...

Letní dovolenou v zahraničí plánuje 60 % Čechů,...