Na zákon o ochraně oznamovatelů nejsme připraveni

Zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby všechny soukromé společnosti v ČR nad 250 zaměstnanců, obce nad 10 000 obyvatel a veřejní zadavatelé zavedli oznamovací kanál pro přijímání podnětů. Firmám nad 50 zaměstnanců tato povinnost vznikne od prosince 2023.

Zákon o ochraně oznamovatelů pracuje s pokutami do 1 000 000 Kč. Pokuta může být udělena za nenaplnění požadavků zákona, únik identity oznamovatele, kroky vedené proti oznamovateli, pokud firmy znají jeho identitu, nebo nezajištění řádného posouzení oznámení.

Společnost FaceUp Technology, která poskytuje snadné řešení zákonných povinností v podobě aplikace NNTB (Nenech to být), uvádí, že na srpnový termín je připraveno pouze 26,5 % ze subjektů, jichž se zákon bude týkat. Společnost jich v telefonickém průzkumu oslovila 200 a pouze 53 jich uvedlo, že vnitřní oznamovací systému už mají zavedený.

Podle údajů společnosti FaceUp Technology se zákonná povinnost týká přibližně 15 tisíců firem, obcí a institucí. Zhruba pro polovinu z nich začne platit 1. srpna, zbylých přibližně 7500 bude mít povinnost od 15. prosince 2023.

Podle dat společnosti FaceUp Technology firmy v souvislosti se zákonem nejčastěji řeší následující dilemata:

• Stanovení příslušné osoby

Má se jednat o někoho z organizace, nebo o externí subjekt? „Firmám doporučujeme kombinaci obou variant. Externí advokát spolehlivě vyhodnotí závažnost oznámení, interní osoba z HR oddělení se však bude ve firemním prostředí orientovat lépe. Ideální je, aby si oznamovatel mohl vybrat, komu důvěřuje více,” komentuje problematiku Jan Sláma, spoluzakladatel společnosti FaceUp Technology.

• Dostatečné zabezpečení řešení

Pokud firmy sahají po vlastním systému, musí zajistit, že se k citlivým datům nedostane nikdo další, typicky například někdo z firemního IT. Způsobem, jak toho docílit, je využívat end-to-end šifrování. „Aplikace NNTB nejenže end-to-end šifrování nabízí, ale navíc pravidelně podstupuje nezávislé penetrační testy, které garantují spolehlivost a bezpečnost systému,” vysvětluje spoluzakladatel FaceUp David Špunar.

• Zřízení systému, který umožní důvěrně posílat oznámení 24 hodin a 7 dní v týdnu, písemně, ústně i formou hlasových zpráv

„Podle zákona mají firmy povinnost umožnit podávání oznámení písemně i ústně, zpřístupnit oznamovací systém nejen zaměstnancům, ale i dalším skupinám osob (dodavatelům, uchazečům o zaměstnání ad.), zabezpečit, aby se k oznámením dostala výhradně příslušná osoba, zajistit, aby oznamovatel obdržel potvrzení o přijetí oznámení a vyrozumění o výsledcích v zákonné lhůtě a vést zabezpečenou evidenci údajů o přijatých oznámeních v elektronické podobě,” vyjmenovává část povinností Jan Sláma. To však bez specializovaného systému není možné a s tradičními podobami jako e-mail nebo fyzická schránka důvěry si firmy nevystačí. „Proto nabízíme uživatelsky přívětivé a spolehlivé řešení, které jsme po konzultaci s Ministerstvem spravedlnosti připravili tak, aby pomáhalo jednoduše plnit všechny povinnosti, které ze zákona na ochranu oznamovatelů vyplývají,” vysvětluje Jan Sláma.

• Zavedení možnosti anonymního oznamování

„Firmy při zavádění oznamovacího systému intenzivně zvažují, zda umožnit i anonymní oznamování. Většina z nich to nakonec umožní,” uvádí Jan Sláma. Benefity možnosti anonymního oznamování, například to, že se tak oznamovatelé obrátí spíše na samotnou organizaci než na externí kanály, například Ministerstvo spravedlnosti, podle něj jednoznačně předčí možná rizika, jako je potenciálně falešné oznámení.

„Zavedení aplikace trvá pět minut, další nastavení a customizace zabere necelý den. Proto si firmy, které hledají řešení v souladu s legislativou, mohou být jisté, že pokud se na NNTB během července obrátí, zákonnou lhůtu 1. srpna bez problémů stihnou,” říká Pavel Ihm, CTO a spoluzakladatel společnosti FaceUp Technology, která za aplikací NNTB stojí.

Aplikace NNTB je na trhu už více než 6 let. Její řešení je snadné a uživatelsky maximálně přívětivé, protože vzniklo jako systém pro oznamování šikany na školách, a proto je přizpůsobené pro pedagogy těsně před důchodem i sedmileté děti. „Fungujeme ve 37 zemích po celém světe a v Česku jsme největší a nejrychleji rostoucí hráči na trhu whistleblowingových řešení,” zakončuje Jan Sláma.