Čtvrtek 30. května 2024
ikona hodiny5. 9. 2021 11:27

(Ne)nápadný půvab hybridních konferencí

Pandemie mění svět. Restrikce sice pomalu mizí, nicméně návyky mnoha lidí se v uplynulém roce a půl výrazně změnily. Svět MICE to pociťuje stejně silně jako mnohé jiné oblasti. Jediným řešením je přizpůsobit se, což platí i pro svět konferencí a kongresů. Současná situace urychlila rozvoj takzvaných hybridních konferencí, které nabízí na špičkové úrovni s dokonalým zázemím i Kongresové centrum Praha.

Petr Simon autor

Foto: KCP Foto: KCP

Hybridní konference existují již delší dobu, ale jestli dříve byly spíše výstřelkem, pandemie z nich udělala nutnost a dramaticky urychlila jejich rozvoj. „Tempo nabral v uplynulém roce především vývoj systémů pro odbavení velkých kongresů, kdy jsme nyní schopni hybridní formou odbavit i více sálů najednou. To znamená, že v každém sále jsme schopni vzdáleně připojit řečníky a moderátory sekce a z každého sálu posílat stream. Vylepšil se také systém pro platby, přihlašování a mnoho dalších utilit,“ říká Milan Svoboda, manažer AV oddělení Kongresového centra Praha.

Foto: KCP Foto: KCP

Hybridní versus klasická

Když si odmyslíme nejdůležitější hledisko, tedy osobní setkání, hybridní konference skýtá oproti klasické konferenci i řadu výhod. V rámci hybridní konference se prezentace nejen streamují, ale i nahrávají, a tím pádem jsou dostupné i zpětně. Na stránkách kongresu mohou tak po skončení akce probíhat diskuze nad tématy konference či různé meeting pointy, které nejen nahrazují setkání, ale umožní významně rozšířit potenciál celkového počtu účastníků. Značnou výhodou nejen pro účastníky, ale i pro organizátory je variabilita, kdy část návštěvníků i řečníků může dorazit osobně a pro další může být k dispozici jen stream a vzdálené zapojení do konference. To skvěle řeší situace, kdy prostředky či čas nedovolují účastnit se akce fyzicky.

Dvě rady pro dokonalý výsledek

Také u virtuálního studia je nutná důkladná příprava a detailní scénář vysílání připravený na vteřiny. Představa o jednoduchém odbavení dvou řečníků bez zkoušek a přípravy je naivní, vždy je třeba připravit podklady pro zvukaře, osvětlovače, pro střihače kamer, pro stream i dispečera – každý musí přesně vědět, co má kdy dělat.

Rozdíl je i mezi konferencí z jednoho sálu a velkou konferencí, kde běží program ve více sálech najednou. Zde je velmi důležitá komunikace před akcí, vytvoření webových stránek a veškeré funkcionality, které klient pro akci potřebuje. To vše klade významné nároky na přípravu před akcí, která tak často zabere i několik měsíců.

Ani hybridní konference se nemusí obejít bez cateringu. Pokud je to samozřejmě logisticky možné. Kongresové centrum Praha nabízí Digibreak kit – rozvážkovou službu s občerstvením nebo obědem buď domů, nebo do kanceláří. Cateringový balíček je doručen účastníkům konference ráno v den konference. Účastník v něm má připravené občerstvení na každou plánovanou pauzu v programu, a tak se může celý den plně soustředit na konferenci a nemusí přemýšlet, co si dá o přestávkách k jídlu.

Zaostřeno na Česko

„V současné chvíli, vzhledem ke slabším mezinárodním aktivitám v celé Evropě, respektive v celém světě, se musíme mnohem více než dříve zaměřit na české klienty. Především pro českou klientelu jsme připravili PCC Live TV Studio, odkud odbavujeme virtuální akce. Studio lze snadno rozšířit o přísedící a zrealizovat tak ve studiu i hybridní akci s menším počtem účastníků. Vše je samozřejmě vždy limitováno platnými opatřeními,“ říká Milan Svoboda.

Virtuální studio je připraveno k využití každý den. V rámci balíčku studia má klient vždy k dispozici své vlastní foyer, salonek se zázemím i samostatným výtahem, kterým se dostane přímo před sál. Studio samotné je možné přizpůsobit a rozšířit dle specifických potřeb a požadavků klienta, od zpracování podkladů grafiky přes maskérku, režiséra akce až po zajištění tlumočení akce do více jazyků. „V pořádání hybridních konferencí je stejné množství proměnných jako u konferencí živých, proto nemáme za studio stanovenu žádnou paušální cenu,“ vysvětluje závěrem Milan Svoboda.

V současné době je studio nejvíce využíváno pro klasické konference, tiskové konference, vyhlášení různých anket či pro nejrůznější firemní akce zaměřené na interní komunikaci. Limity však v podstatě neexistují.

Konference na míru

Ve dvou různě velkých sálech má Kongresové centrum Praha také připravený set up pro hybridní konference, aby si klient mohl udělat jasnou představu o tom, jak vypadá kapacita uspořádání odpovídající všem hygienickým předpisům. Každá konference se řeší individuálně a je doslova stavěna klientům na míru. „Ten dovětek ‚na míru‘ je velmi podstatný, ani hybridní akce není jen o technice, ale i o prostorách a dalších službách. Na tyto akce jsme schopni zajistit veškerý servis včetně možnosti testování účastníků či zajištění potřebných hygienických opatření a podobně,“ zdůrazňuje Milan Svoboda.

Počet sálů a kapacita, kterou Kongresové centrum Praha disponuje, nabízí v podstatě nekonečnou řadu možností, jak konference uspořádat, aby nedocházelo k setkávání skupin, ať už v rámci firmy, či při několika probíhajících akcích najednou. Připojit lze neomezený počet účastníků, a je tedy jen na organizátorovi, kolik delegátů dokáže oslovit.

Články autora Petr Simon

Nejnovější články

Expertní pohled
Nefinanční data představují nové bohatství firmy

V oblasti vztahů mezi firmou se svými spotřebiteli...

Veškeré popsané aktivity přitom mají jeden společný cíl...

Cestovní ruch
Prague City Tourism láká na letní dovolenou v Praze

„Všechny marketingové kampaně město financuje z vybraného poplatku...

Kromě výše zmíněných dvou kampaní i letos pokračuje...

Expertní pohled
Bankovní daň opět na stole

V minulých letech se do českého daňového systému...

Konečně, existují jiné způsoby, jak vlády mohou získávat...

Nejnovější Expertní pohled

Expertní pohled
Nefinanční data představují nové bohatství firmy

V oblasti vztahů mezi firmou se svými spotřebiteli...

Veškeré popsané aktivity přitom mají jeden společný cíl...

Expertní pohled
Bankovní daň opět na stole

V minulých letech se do českého daňového systému...

Konečně, existují jiné způsoby, jak vlády mohou získávat...

Expertní pohled
Evropský průmysl ve světě zítřka: Komu (ne)zvoní hrana?

O rizicích a příležitostech spjatých s probíhající metamorfózou...

V pátečním panelu Evropský (automobilový) průmysl: výzvy a...

„Deglobalizace není v ničím zájmu, mění se ‚jen‘...

Podobně bezpečnostní analytik Milan Mikulecký vzpomněl, že se...

Domácí i zahraniční odborníci otevřeli diskuzi, která významem...