Když zaměstnanci nedodržují pravidla…

Jedním z důsledků koronavirové krize, které již rok čelíme, je zavádění hygienických a bezpečnostních opatření ve firmách. Jejich rozsah a podoba je velmi individuální, prakticky vždy ale zásadním způsobem zasahují do životů zaměstnanců a jakkoli jsou potřebná, lidé mají tendenci je vnímat negativně. Důvodů pro toto je více. Vedle samotné nepříjemnosti opatření jsou taky skutečnost, že trvají dlouho, a z pohledu řady lidí nesměřují ke konkrétnímu cíli. Zaměstnanci jsou také opakovaně vystavováni situaci, kdy mají sami dodržovat něco, co jejich autority nedodržují; ať už se jedná o autority státu, což je jim ukazováno v médiích, nebo (a v horším případě) autority lokální, tedy management firmy v případě nejhorším pak přímí nadřízení.

Zaměstnance je tak stále obtížnější přimět k tomu, aby protivirová opatření, zvláště pak ta nejvíce omezující, reálně dodržovali. Zkušenost je, že pokud se k tomu použije represivní nástroj, tedy varování a tresty, je důsledkem jejich často velmi důmyslné obcházení a ignorování, nicméně setkali jsme se už i s otevřeným odporem.

Přitom ale pokud chce management udržet firmu funkční a současně bezpečnou jako pracoviště, je v situaci, kdy musí dodržování zajistit. Jak na to? Především je potřeba si otevřeně přiznat, že část příčin, které vedou k nedodržování opatření leží zcela mimo naše možnosti, a tedy je nemůžeme ovlivnit. Nemůžeme změnit politiku státu, nemůžeme změnit chování veřejných a mediálně viditelných osob a nemáme vliv na internetové diskuse, kterých se naši zaměstnanci účastní. Bohužel ne vždy jsme také v pozici, kdy bychom mohli zaměstnancům nastavit jasný a transparentní cíl, ke kterému naše fungování směřuje, což je jeden z nejsilnějších motivátorů pro dodržování omezujících opatření.

Jak tedy na ně? První věc, kterou bychom si měli uvědomit je, že management by měl minimalizovat negativní zpětnou vazbu a kritiku. I když je míra dodržování nízká, zaměstnance nepeskujeme, ale soustředíme se na pozitivní komunikaci. Pozitivní znamená, že vždy směřuje ke konkrétnímu cíli. Opakujeme, a to pomocí nejméně dvou, nejlépe tří komunikačních kanálů ty nejdůležitější zásady, které chceme, aby zaměstnanci dodržovali. Pokud je dovedeme zformulovat do několika jednoduchých hesel, je to naše velká výhoda.

Je kriticky důležité, aby management šel příkladem, a to na všech úrovních. Pokud chceme, aby omezující opatření dodržovali zaměstnanci, musí je nejprve dodržovat ředitel a pak všichni další členové vedení od nejužšího, po operativní. Zatímco top management je v tomto ohledu spíše symbolický (ale je vidět, tj. vejde-li ředitel do budovy, viditelně si dezinfikuje ruce, a to vždy bez výjimky), kritickou úlohu sehrává operativní vedení. Mistři, vedoucí oddělení a předáci fakticky určují míru dodržování opatření všemi ostatními zaměstnanci, proto je musí dodržovat sami. V tomto ohledu pomáhá individuální pozitivní motivace nadřízeným vedením a také opakované ujišťování o jejich zodpovědnosti. Není od věci, pokud umíme operativní autority vhodným způsobem odměnit za to, že své podřízené stimulují k dodržování opatření, nicméně taková odměna by měla být spíše výjimečná než pravidelná. Co však výrazně pomáhá je, pokud s vedoucími o opatřeních pravidelně komunikujeme, řada firem má pro tento účel zvláštní orgán typu „epidemické rady managementu a zaměstnanců“.

Pokud mají být hygienická opatření vymahatelná, neměla by se příliš často měnit, ale to neznamená, že by měla být statická a stále stejná. V praxi doporučujeme je pravidelně revidovat a případně provádět dílčí úpravy se dvěma ohledy. Prvním je maximální ochrana provozu a zaměstnanců, druhým pak také pokud možno co nejmenší zasahování, které budou vnímat jako negativní; omezující. Pokud umíme některá opatření uvolnit, je to dobře a současně máme k dispozici motivační nástroj, protože zaměstnancům takto ukážeme, že se přizpůsobujeme nejenom požadavkům bezpečnosti práce, ale také jejich potřebám.

Dobrou praxí je, pokud top management pravidelně (1 měsíčně) informuje všechny zaměstnance o aktuálním stavu a vývoji opatření ve firmě. Nejenže se touto cestou udržuje jejich povědomí a kontakt s nimi, ale také aktivně podporuje dodržování.

Současná situace není snadná, ale pokud ji chceme udržet pod kontrolou, musíme zůstat pozitivně nasměrováni a musíme lidem ukazovat, že jsme zodpovědnými. Pak z ní vyjdeme vítězně.